Taitopohjainen organisaatio on johtamismalli, joka asettaa työntekijöiden taidot, osaamisen ja kyvyt etusijalle perinteisten tekijöiden, kuten työtehtävien, työsuhteen keston tai tutkintojen, sijaan. Sitä voidaan pitää modernina työskentelymallina, jossa yrityksen toiminta ei niinkään perustu perinteisiin, jäykkiin työnkuviin tai titteleihin, vaan yksittäisten työntekijöiden taitoihin ja osaamiseen. Tässä heti pitää muistaa, että taitopohjaisuutta ei saa pitää vain pelkkänä trendinä, vaan se on luonnollinen ja joustava vastaus työelämän kiihtyvään muutostahtiin. Tärkeänä syynä tässä on yhä kiihtyvä osaajapula. Organisaatiot eivät aina löydä vapailta työmarkkinoilta työnhakijoita, jotka ovat ”valmiita paketteja”. Tämän takia keskittymällä taitoihin voidaan palkata ihminen, jolla on olemassa 80 % tarvittavasta osaamisesta. Loput 20 % voidaan sitten kehittää myöhemmin työtä tehtäessä. Taitopohjaisessa mallissa työtehtävät pilkotaan projekteiksi tai osa-alueiksi, joihin valitaan parhaiten soveltuvat tekijät heidän osaamisprofiilinsa perusteella riippumatta siitä, mikä heidän virallinen asemansa organisaatiokaaviossa on. Keskittymällä näin yksilöiden kykyihin ja taitoihin, parantaa se ketteryyttä, tasa-arvoa ja osaamisen hyödyntämistä, mikä taas mahdollistaa joustavan, projektipohjaisen työn ja nopeamman sopeutumisen markkinoiden muutoksiin. Kaiken kaikkiaan tämä johtaa siihen, että perinteiset työnkuvat ja tittelit murenevat. Tämä vaikuttaa myös johtamiseen sillä johtamisen painopiste siirtyy nykyistä enemmän tehtävien jakamisesta osaamispääoman hallintaan.
Brittiläisen liike-elämän konsultointi- ja tilintarkastusyrityksen Deloitten äskettäin tekemän kyselyn mukaan kahdeksan kymmenestä työntekijästä ja johtajasta on samaa mieltä siitä, että tiukasti jäsennellyt työtehtävät eivät ole paras tapa organisoida työtä. Lisäksi lähes 90 % johtajista sanoo organisaatioidensa pyrkivän muuttumaan nykyistä taitopohjaisemmiksi. Tämä johtuu siitä, että taitopohjaisen lähestymistavan hyödyt on havaittu olevan sekä työlle, työpaikalle että työvoimalle hyvin moninaiset.
”Osaamiseen perustuvat organisaatiot voivat pysyä nykyisen nopeasti muuttuvan maailman vauhdissa”
Mitä hyötyjä on sitten taitopohjaisen organisaation havaittu omaavan verrattuna perinteiseen organisaatiojärjestelmään?
- Taitoihin ja osaamiseen perustuva organisaatio on joustavampi kuin perinteinen organisaatiomalli. Perinteinen, hierarkkinen organisaatiomalli perustuu usein jäykkiin työnkuviin ja siiloihin, kun taas taitopohjainen malli näkee työntekijät dynaamisena osaamispääomana. Perinteisen mallin tehokkuutta vähentää erityisesti se, että nykypäivän työpaikkoja määrittelee jatkuva muutos, johon perinteinen malli ei kykene vastaamaan riittävän tehokkaasti. Tämä siksi, koska talous ja organisaation toimintaympäristö kehittyvät jatkuvasti. Organisaatioiden tarpeet ja tavoitteet vaihtelevat päivästä toiseen. Taidot eivät ole poikkeus. Perinteisessä organisaatiomallissa työntekijä on ”lukittu” tittelinsä ja työtehtäviensä alle. Jos yrityksellä on kriisitilanne tai uusi mahdollisuus menestyä, resurssien siirtäminen osastolta toiselle on tällöin liian kankeaa. Pitää muistaa, että eilisen, tämän päivän ja huomisen kysytyt taidot ovat hyvin erilaisia. Osaamiseen perustuvat organisaatiot kykenevät pysymään nykyisen nopeasti muuttuvan maailman vauhdissa. Vain niillä on kyky muuttua nopeasti ja uudelleen sijoittaa osaavia kykyjä sinne, missä niitä tarvitaan. Työ pilkotaan tehtäviksi ja projekteiksi, joihin etsitään sopivin osaaminen riippumatta siitä, missä tiimissä henkilö virallisesti istuu. Näin organisaatio pystyy skaalautumaan ja kääntymään markkinatilanteen mukaan huomattavasti nopeammin. Tällöin ketteryys, sopeutumiskyky ja resilienssi tulevat erityisesti työntekijöiden taidoista ja osaamisesta, ei heidän asemastaan.
- Taitopohjaisella organisaatiolla on laaja osaajapooli. Taitopohjaiset organisaatiot asettavat osaamisen rekrytointipolitiikkansa keskiöön. Ne keskittyvät palkkaamaan yksilöitä heidän kykyjensä perusteella, eivätkä sen perusteella, mitä he ovat tehneet aiemmin ja millaisia pätevyyksiä heillä on. Organisaation toimintaa vahvistavan riittävän työvoiman varmistamisen lisäksi taitopohjainen rekrytointi edistää myös monimuotoisuutta, jonka tiedetään puolestaan lisäävän luovuutta ja innovointia. Taitopohjaisen rekrytoinnin suurin etu on suuri sisäinen, ja miksei tarvittaessa myös ulkoinen osaajapooli, joka on suunnattu vastaamaan kaikkiin mahdollisiin työvoiman tarpeisiin. Sen suurena etuna on työntekijöiden piilevän osaamisen hyödyntäminen. Monella työntekijällä on taitoja, joita he eivät käytä nykyisessä työnkuvassaan. Tästä esimerkkinä on vaikkapa markkinoinnin ammattilainen, joka osaa koodata tai puhuu sujuvasti harvinaista kieltä. Perinteisessä organisaatiomallissa nämä taidot jäävät usein huomaamatta, koska ”se ei kuulu työnkuvaan”.
- Taitopohjainen organisaatio on parempi sitouttamaan työntekijänsä työhönsä ja työpaikkaansa. Taitopohjaisessa organisaatiossa osaaminen kartoitetaan dataksi. Kun tarve ilmenee, järjestelmä tunnistaa oikean henkilön välittömästi. Hyvin suunnitellun sisäisen osaajamarkkinoinnin ansiosta organisaatioilla on joustavuutta käyttää ja hyödyntää osaajia kaikkien liiketoimintatavoitteidensa saavuttamiseksi. Kun organisaatiot antavat työntekijöilleen mahdollisuuden ylittää työtehtäviensä rajoja, luovat ne heille mahdollisuuksia aikaisempaa merkityksellisempään työhön, joka sopii kunkin yksilön taitoihin ja kiinnostuksenkohteisiin. Työntekijät eivät tällöin ainoastaan nauti työstään, vaan heillä on myös vapaus testata taitojaan organisaatiossa erilaisissa rooleissa ja tehtävissä. Tämä sisäinen liikkuvuus avaa sellaisia urapolkuja ja ammatillisen kehityksen mahdollisuuksia, jotka ovat nykypäivän työntekijöiden mielestä tärkeimpiä työhön liittyviä asioita. Onnellinen, arvostettu ja tyytyväinen työntekijä on organisaation johdon ainoa keino saada aikaan työntekijöihinsä riittävän korkean sitoutumis- ja pysyvyysasteen.
- Riittävät taidot ja hyvä osaaminen parantavat organisaation suorituskykyä ja lisäävät tuottavuutta. Tyytyväiset ja sitoutuneet työntekijät vaikuttavat suoraan organisaation suorituskykyyn, tuottavuuteen, innovaatioihin ja kulttuuriin. Nykyajan osaajat arvostavat jatkuvaa oppimista ja työn monipuolisuutta. Tämän takia jäykkä hierarkia tuntuu heistä liian rajoittavalta. Kun työntekijöitä kannustetaan osallistumaan ja he kokevat tekevänsä merkityksellistä työtä, yleensä he suoriutuvat paremmin. Heidän ammattiylpeytensä ja arvostuksentunteen kokeminen työssään antavat heille mahdollisuuden ja kiinnostuksen ottaa enemmän vastuuta tekemästään sekä näin löytää lisäarvoa organisaation tavoitteista ja päämääristä. Organisaatio puolestaan kykenee näin hyödyntämään tehokkaasti työntekijöidensä täyden potentiaalin. Kaiken kaikkia voidaan sanoa, että organisaation menestys varmistetaan sillä, kun työnantaja ja työntekijät löytävät toisensa ja puhaltavat yhteen hiileen.
- Resurssitehokkuus. Tässä yhteydessä on hyvä vielä kerran painottaa resurssienkäytön tehokkuutta. Yksi tärkeä etu taitopohjaisessa mallissa on se, että se vähentää tarvetta jatkuvalle ulkoiselle rekrytoinnille. Kun organisaation johto tietää tarkalleen, mitä osaamista omasta talosta löytyy, on mahdollista täyttää vajeet sisäisellä liikkuvuudella ja tarvittavalla täsmäkoulutuksella. Tämä on huomattavasti edullisempaa kuin uuden työntekijän palkkaaminen ja heidän perehdyttämisensä työtehtäviin lähtien liikkeelle perusasioista. Esimerkkinä voidaan ottaa vaikkapa tilanne, jossa yritys tarvitsee nopeasti tekoälyasiantuntemusta uuteen tuotekehitysprojektiin. Perinteinen keino olisi rekrytoida uusi henkilö muutaman kuukauden ajaksi. Sen sijaan taitopohjaisesti toimittaessa poimitaan projektiryhmään vaikkapa yksi analyytikko talousosastolta ja yksi koodaaja asiakaspalvelusta, joilla molemmilla on harrastuneisuutta ja kursseja aiheesta. Näin projekti olisi mahdollista käynnistää nopeasti ilman ulkoisen rekrytointiprosessin aloittamista.
”Muutos ei voi tapahtua yhdessä yössä ja se vaatii sekä kärsivällisyyttä että riittävää sitoutumista”
Siirtyminen taitopohjaiseen organisaatioon edellyttää strategista muutosta siinä, miten lahjakkuuksia tunnistetaan ja hyödynnetään. Tämä muutos ei luonnollisesti voi tapahtua yhdessä yössä ja se vaatiikin sekä kärsivällisyyttä että riittävää sitoutumista. Muutos alkaa pienillä mutta merkityksellisillä askeleilla kohti kulttuuria, joka arvostaa ja hyödyntää työvoiman monimuotoisia taitoja omaksumalla kokonaisvaltainen lähestymistapa, joka asettaa työntekijöiden yksilölliset taidot etusijalle. Seuraavassa muutama ohje organisaation johdolle muutosprosessin etenemisestä.
- Laadi selkeä etenemissuunnitelma. Hyvä etukäteissuunnittelu on avainasia. Aloita kertomalla koko organisaatiolle, miksi taitojen ja osaamisen asettaminen etusijalle on organisaation toiminnan kannalta välttämätöntä. Valmista heitä tulevaan äläkä jätä ketään ulkopuolelle. Merkittävä muutossuunnitelma tarvitsee kaikkien sitoutumisen, jotta se onnistuisi. Seuraavaksi on luotava yhteinen osaamiskieli, joka on ajantasainen ja synkronoitu osaajamarkkinoiden kanssa. Tämä on tärkeää, sillä organisaation on kyettävä listaamaan ne taidot, joita se tarvitsee nyt ja tulevaisuudessa. Varmista myös se, että käytettävä data on ajantasaista, aitoa, virheetöntä ja kaikkien sidosryhmien saatavilla. Yhteisen pohjan luominen varmistaa, että kaikki ymmärtävät, mitä muut sanovat. Seuraava vaihe tässä strategisessa työvoimasuunnitteluprosessissa on esittää tärkeitä kysymyksiä, kuten esimerkiksi seuraavia:
Mitkä ovat eri työtehtävien osaamisvaatimukset?
Mitä taitoja meillä on tällä hetkellä ja mitä meiltä puuttuu?
Mitä taitoja etsimme tulevaisuudessa?
Mitä taitoja olemme menettäneet viime vuosina?
Mille taidoille on kysyntää markkinoilla ja kilpailijoidemme keskuudessa?
Mitä taitoja on vaikea löytää?
Mitä aiomme saavuttaa taitopohjaisena organisaationa? (Mieti erityisiä parannusalueita ja ratkaisuja nykyisiin ongelmiin.)
Vain esittämällä em. kysymyksiä on mahdollista löytää niihin konkreettisia vastauksia ja työskennellä systemaattisesti etukäteen laaditun suunnitelman mukaisesti. Huolellisesti suunniteltu etenemissuunnitelma on vankka perusta, jota tarvitaan siirtymisessä taitopohjaiseen organisaatioon.
- Jaa työtehtävät tehtäviksi ja projekteiksi. Tämä on taitopohjaisen organisaation perustavanlaatuisin vaatimus. Työpaikat ovat täynnä yleisiä työtehtävänimikkeitä, kuten esimerkiksi markkinointiassistentti, työnjohtaja, analyytikko ja niin edelleen. Samassa organisaatiossa voi olla useita työntekijöitä, joilla on nämä samat tittelit, jotka eivät käytännössä paljasta juuri mitään heidän tosiasiallisista rooleistaan ja vastuistaan. Matka taitopohjaiseksi organisaatioksi alkaa siten, että kukin työtehtävä puretaan auki ja määritellään uudelleen kyseisessä roolissa vaadittavien taitojen perusteella. Sen sijaan, että vain julkaistaan työpaikkailmoitus esimerkiksi liiketoiminta-analyytikolle, pitää ilmoituksessa määrittää, että hakijoilla on oltava tietoa tiedonlouhinnasta, prosessien dokumentoinnista ja tietokannan hallinnasta. Tällä tavoin mitä todennäköisemmin ne henkilöt hakevat ko. työpaikkaa, jotka kokevat omaavan ko. vaadittavat taidot. Näin rekrytointitiimi kykenee helpommin palkkaamaan oikean ehdokkaan oikeaan paikkaan.
- Kartoita tekoälyä hyödyntäen organisaatiosi taidot. Seuraavaksi on tiedettävä, onko organisaatiollasi riittävät taidot em. tehtävien suorittamiseen. Tätä varten on tehtävä osaamiskartoitus. Jotta taitojen ja tehtävien kohtaaminen toteutuisi, tarvitaan alusta, jota voidaan kutsua nimellä Internal Talent Marketplace. Kyseinen alusta yhdistää tekoälyn avulla projektit ja niihin parhaiten sopivat osaajat. Tähän voi liittää mukaan organisaation taitojen ja osaamisen kuvaaminen graafisesti. Hyvin järjestettyä osaamiskartoitusta voidaan pitää parhaana tapana saada selkeä käsitys jokaisen työntekijän taidoista ja osaamistasoista. Osaamiskartoitus auttaa myös tunnistamaan puuttuvat taidot ja kehittämisalueet. Näin rakennettu taitomatriisi on taitojen visuaalisena esityksenä kätevä ja helppokäyttöinen. Se toimii keskitettynä tietokantana jokaisesta organisaatiossa olevasta taidosta, osaamisesta ja kyvystä. Se voidaan rakentaa yksityiskohtaisemmaksi sisällyttämällä siihen osaamistasot ja sertifikaatit kullekin luetellulle taidolle.
Toinen hyödyllinen osaamisen hallintatyökalu on osaamistaksonomia eli kattava luettelo taidoista ja osaamisista. Luomalla osaamistaksonomia voidaan selkeästi ja tarkasti tunnistaa kunkin roolin ja/tai tehtävän edellyttämät taidot, luoda selkeitä työkuvauksia, palkata oikeat ehdokkaat tehtäviin sekä ymmärtää osaamisen kehittämisen ja jälleenmyynnin vaatimukset ja mahdollisuudet.
Sekä osaamismatriisit että taksonomiat valaisevat osaamisvajeita eli niitä puuttuvia kykyjä, jotka ovat organisaatiolle ja sen työlle ratkaisevan tärkeitä. Jos näitä vajeita ei riittävän ajoissa tunnisteta ja korjata, voivat ne lamauttaa toimintaa ja heikentää työntekijöiden suorituskykyä. Seuraava tärkeä askel on siis osaamisvajeanalyysin suorittaminen. Tässä harjoituksessa ei ole kyse pelkästään puuttuvien taitojen tunnistamisesta, vaan myös siitä, miten nämä taidot voidaan parhaiten hankkia. Osaamisvajeanalyysi on olennainen osa ydinosaamista ja korkean potentiaalin omaavien työntekijöiden tunnistamista, vajaakäytössä olevien tiimin jäsenten uudelleensijoittamista sekä hyödyllisten oppimis- ja kehitysohjelmien toteuttamista.
- Aseta taidot etusijalle kaikissa työprosesseissa. Tällä tarkoitetaan sitä, että taidot etusijalle asettavaa lähestymistapaa käytetään normaalina toimintatapana niin rekrytointiin, työvoiman suunnitteluun, osaamisen hallintaan, suorituskyvyn seurantaan, työntekijöiden kehittämiseen, että kaikkeen siltä väliltä. Otetaan esimerkiksi rekrytointi. Aikaisemmin, ehkä vielä nykyäänkin, on ollut toimintamuotona palkata ihmisiä heidän pätevyytensä, työkokemuksensa, karismansa perusteella tai yksinkertaisesti siksi, että he vaikuttavat sopivilta. Sen sijaan taitopohjainen organisaatio palkkaa ihmisiä pääosin heidän taitojensa perusteella, huomioiden tietenkin heidän sopivuutensa tehtävään ja tiimiin. Yksi tapa siirtyä taitoperusteiseen rekrytointiin on antaa haastatteluvaiheessa hakijoille ratkaistavaksi käytännön ongelmia, sillä juuri ongelmanratkaisutilanteet vaativat taitojen hyödyntämistä.
Taitojen asettaminen kaikkien työprosessien ytimeksi voi kuitenkin olla haastavaa, sillä taidot ja osaamiset pysyvät nykyisessä jatkuvan muutoksen maailmassa merkityksellisinä hyvin lyhyen aikaa, ellei niitä kehitetä jatkuvasti. Tietyn tehtävän edellyttämät taidot tänään eivät välttämättä ole enää samoja huomenna. Tällaisen haasteen edessä organisaatioiden on työskenneltävä tehokkaasti ja kyettävä osoittamaan syvää sitoutumista muutoksen hallintaan. Tämä edellyttää sitä, että niiden on jatkuvasti kehitettävä työntekijöittensä osaamista sekä panostettava jatko- ja uudelleenkoulutukseen, jotta organisaation ydinosaaminen pysyy ajan tasalla.
- Muista arviointi ja uudelleenjärjestely. Tärkeänä kysymyksenä matkalla kohti taitopohjaista organisaatiota on se, että toimiiko valittu strategia? Tämä edellyttää sitä, että muutosmatkalla ei saa unohtaa matkan viimeistä vaihetta, joka sisältää prosessin arvioinnin, uudelleenarvioinnin ja tarvittaessa uudelleenjärjestelyn. Jos toiminta ei saavuta sillä asetettuja tavoitteita ja tuota toivottua tulosta, niin tällöin pitää kokeilla eri lähestymistapoja, kunnes löytyy se paras tapa, jolla on eniten arvoa.
”Taitoperusteinen lähestymistapa luo osallistavamman kulttuurin organisaation jokaiselle tasolle”
Koko muutosprosessin aikana, sitä suunniteltaessa, toteutettaessa ja arvioitaessa, on tärkeää muistaa se tosiasia, että työelämän muuttuessa ja haasteiden kasvaessa vain taitopohjaiset organisaatiot pystyvät riittävän nopeasti sopeutumaan ja menestymään näissä muutosten paineissa. Tämä edellyttää vanhojen ajattelutapojen hylkäämistä, työntekijöiden vapauttamista heidän työnsä sujuvuutta haittaavista kahleista sekä aktiivista osallistumista ”osaamisvallankumoukseen”. Taitoperusteisen lähestymistavan vahvuutena suorituskyvyn johtamisessa on myös se, että se luo osallistavamman kulttuurin organisaation jokaiselle tasolle. Samoin jos kahdenkeskiset keskustelut tuntuvat joskus olevan ilman fokusta, osaamisen kehittämiseen ankkuroidun suorituskykykulttuurin avulla keskustelut voidaan priorisoida ja keskittyä juuri tärkeimpiin asioihin. Tämä lähestymistapa tasoittaa toimintaedellytyksiä ja varmistaa, että työntekijöillä on yhtäläiset mahdollisuudet kokea merkityksellisyyttä työssään ja edetä oman edistymisensä perusteella. Lisäksi taitopohjaiset suorituskeskustelut helpottavat aikaansaamaan avoimia ja läpinäkyviä keskusteluja esihenkilöiden ja työntekijöiden välillä liittyen heidän urakehityksensä arviointiin. Tällöin työntekijöitä kannustetaan ilmaisemaan pyrkimyksiään ja keskustelemaan siitä, miten he voivat hyödyntää taitojaan tavoitteittensa saavuttamiseksi, mikä taas osaltaan edistää osallistavan ja voimaannuttavan työkulttuurin syntymistä.
”Tulevaisuus on nyt jo täällä, ja kaiken keskipisteenä on osaajat”
Lopuksi on vielä hyvä muistaa, että taitopohjaiseen organisaatioon siirtyminen ei ole vailla haasteita. Esimerkiksi esihenkilöille siirtyminen taitopohjaiseen maailmaan tarkoittaa hyppyä ”työnjohtajan” roolista osaamisen arkkitehdiksi. Koska valta ei enää kumpua tittelistä ja asemasta vaan kyvystä yhdistää oikeat taidot oikeisiin työtehtäviin, myös johtajan on päivitettävä oma taitopalettinsa. Kriittisimmät taidot, joita modernin johtajan on itsessään kehitettävä, ovat kyky ennakoida strategisen osaamisen tarvetta, taitoa omaksua valmentava ja mahdollistava ote johtamisessa sekä verkostomaisen vaikuttamisen ja neuvottelutaitojen ymmärtäminen ja hyödyntäminen. Tämä kaikki vaatii merkittävää kulttuurimuutosta sekä tarkoin suunniteltuja koulutus- ja kehitysohjelmia, mutta monien näkemieni esimerkkien perusteella siihen sijoittaminen on kaiken siihen tehdyn investoinnin arvoista. Kaiken tämän kirjoittamiseni yhteenvetona voidaan hyvin sanoa, että tulevaisuus on nyt jo täällä, ja kaiken keskipisteenä on osaajat.
Esa Lehtinen
Tarvittaessa olen valmis pitämään innostavia teemaluentoja erilaisissa organisaatioissa niin johtajuudesta, johtamisen eri alueista kuin myös työyhteisöjen toiminnan kehittämisestä. Näitä luentoja on mahdollista pitää myös etäluentoina. Yhteyttä minuun voi ottaa joko puhelimitse: 0500-699818 tai sähköpostitse esa.lehtinen@kec.fi