Konsultin joulusatu 2024: ”Joulumaa muutoksen kourissa – itseohjautuvuus tuli jäädäkseen”

Joulumaassa tapahtuu kummia, sillä ikinuori (noin 500-vuotias) Joulupukki on hurahtanut itseohjautuvuuteen. Hän oli nimittäin yhtäkkiä saanut päähänsä, että Joulumaan ikiaikaista organisaatiota ja sen johtamista pitää nykyaikaistaa. Kaikkihan tietävät, että Joulupukki on aina ollut tunnettu isällisestä johtamisestaan, mutta viime kesänä vuotuisilla kansainvälisen pukkineuvoston kesäpäivillä hän oli saanut kuulla sekä Ruotsin kollegaltaan Julgubbenilta sekä Viron joulupukilta Jouluvanalta mielenkiintoisia asioita itseohjautuvuuden hyödyistä jouluverstaiden toimintaan. Ruotsin ja Viron kollegat kehottivat häntäkin astumaan nykyaikaan muuttamalla Joulumaa itseohjautuvuuteen perustuvaksi organisaatioksi. Näistä inspiroivista keskusteluista rohkaistuneena, ja huolimatta Venäjän putinistiseen propagandaan ja maailmankuvaan jämähtäneen Pakkasukon ankarista varoituksista länsimaisesta hapatuksesta, innostui Joulupukki ajatuksesta ja alkoi pohtia itseohjautuvuuden mahdollisuuksista Joulumaan tonttuorganisaatiossa.

”Joulumaan johtoryhmässä johtajatonttujen muutosvastarinta oli hyvin vahva”

Prosessin aloitus ei kuitenkaan näyttänyt kovinkaan rohkaisevalta, sillä Joulumaan kaltaisen vanhan ja perinteisen organisaation muuttaminen moderniksi ei aina ole niitä kaikkein helpoimpia tehtäviä. Joulupukin esittäessä ensimmäisen kerran ideansa itseohjautuvuudesta Joulumaan johtoryhmässä, johtajatonttujen muutosvastarinta oli hyvin vahva. Etenkin mestaritonttu Tomera vastusti ajatusta itseohjautuvuudesta voimakkaasti. ”Itseohjautuvuus on tuhoon johtava ajatus sekä pelkkä pian ohimenevänä muotitrendi!” vaahtosi Tomera. ”Tonttuni ovat kertoneet, että itseohjautuvuus on epäonnistunut tai ainakin vahvasti vesittynyt erityisesti monissa julkisen hallinnon organisaatioissa, kuten kunnissa ja kuntayhtymissä. Itseohjautuvuus on niissä usein olevinaan eräänlainen trendikäs siirtyminen ”moderniin” liike-elämän toimintakulttuuriin. Eihän se näin voi toimia!” Oman puheenvuoronsa lopuksi Tomera kaiken vakuudeksi vielä totesi: ”Vakoilijatonttuni on nähnyt näiden organisaatioiden johtajien jopa työntävän mielellään vastuuta alaspäin organisaatioissa toimiviin tiimeihin ja työryhmiin antamatta kuitenkaan samalla riittävästi todellista valtaa näille. Vallan ja vastuun tasapaino ei siis toimi. Tästä huolimatta nämä johtajat edellyttävät tiimien jäsenien sitoutumista itseohjautuvuuteen, vaikka eivät itse kuitenkaan osallistu mitenkään toimintaan. Mitäs tällainen itseohjautuvuus muka on!”

Tähän ”epäilevien Tuomaiden” joukkoon liittyi myös mestaritonttu Ponteva. Hän lausahti: ”Ikiaikaisen Joulumaan tonttuorganisaation muuttaminen Joulupukin isälliseen johtamiseen tottuneesta kulttuurista itseohjautuvuuteen on täysin mahdoton ajatus. Itse asiassa koko ajatus on naurettava!” Sitten Ponteva vielä jatkoi vuodatustaan: ”Miten me muka voimme luottaa tonttujen, etenkin nuorten ja villien W-sukupolveen kuuluvien 70–100-vuotiaiden tonttujen riittävään vastuuntuntoon ja motivaatioon toimia itseohjautuvissa tiimeissä? Nämä nuoret teinitontuthan ovat vielä aivan liian lapsellisia ja jopa kurittomia ymmärtämään niinkin ison asian kuin itseohjautuvuuden edellytyksiä!”

Tähän mestaritonttu Pontevan vahvaan mielipiteeseen tosin esitti tiukan vastalauseen johtoryhmässä juuri näitä nuorempia tonttuja edustava jäsen noviisitonttu Vilkastus. ”Me nuoremmat tontut olemme teitä vanhempia tonttuja huomattavasti suopeammin tulevaisuuteen ja muutoksin suhtautuvia!” huudahti hän hieman tuohtuneena. ”Te vanhat kivikautiset pierutontut olette aina olleet enemmän kaikkien uudistusten jääräpäisiä jarruttajia kuin niihin myönteisesti suhtautuvia.”

”Itseohjautuvuus parhaimmillaan parantaa organisaatioiden tuottavuutta, lisää työn mielekkyyttä sekä vaikuttaa myönteisesti työtyytyväisyyteen”

Tämä kiihkeä porina kiihdytti tunteita tontturyhmässä saaden monet muutkin tontut johtoryhmässä korottamaan äänenpainojaan. Pitkästä pinnastaan tunnettu Joulumuorikin alkoi näyttää merkkejä hermostumisesta. Ennen kuin johtoryhmässä keskustelu suuntautuisi liikaa sivuraiteille, päätti Joulupukki puhaltaa pelin poikki. Isällisesti hän rauhoitti kiihtyneen keskustelun sekä kehotti kaikkia johtoryhmän jäseniä suhtautumaan asiaan asiallisesti ja kiihkottomasti. ”Voi, voi, mitenköhän tästä oikein selvitään?” ajatteli Joulupukki huolestuneena. Sitten hän yhtäkkiä muisti mainion ja viisaan konsultin Esa Lehtisen hienon kirjoituksen ”Konsultin jaarituksia” -sivustolla itseohjautuvuus ei toteudu nappia painamalla. Tämän artikkelin hän oli juuri jokin aikaa sitten onnistunut löytämään netissä surffatessaan. Tämän kirjoituksen hyvistä ajatuksista rohkaistuneena hän sanoi johtoryhmänsä jäsenille: ”Ajatusta itseohjautuvuudesta kannattaa ehdottomasti vakavasti harkita, sillä monien tutkimusten ja modernien ajattelijoiden mukaan itseohjautuvuus parhaimmillaan parantaa organisaatioiden tuottavuutta, lisää työn mielekkyyttä sekä vaikuttaa myönteisesti työtyytyväisyyteen!” Tässä puheenvuorossaan hän painotti lisäksi sitä, että itseohjautuvuuteen siirtymisen pitää tapahtua suunnitellusti sekä niin, että koko organisaation henkilöstö sitoutuu kokonaisvaltaisesti muutokseen. Näiden painavien ja vakuuttavien sanojen jälkeen johtoryhmässä keskustelu silmin nähden rauhoittuikin ja ilmapiiri alkoi muuttua suopeammaksi ajatukseen. Jotta Joulumaan organisaatiomuutos tapahtuisi mahdollisimman tehokkaasti ja kivuttomasti, johtoryhmässä päätettiin, että asia valmisteltaisiin mahdollisimman hyvin. Joulupukin johdolla laadittiinkin Esan kirjoituksen ohjeiden mukainen kuusiportainen ohjelma itseohjautuvuuteen siirtymisestä.

Ohjelman ensimmäisen vaiheen ytimenä on se, että johtoryhmän pitää ensin keskenään pohtia itseohjautuvuuden tavoitteita ja toiminnan perusteita lähtien liikkeelle Joulumaan omista tarpeista. Näissä keskustelussa nousi selkeästi esiin se, että Joulumaan töiden hektisyyden ja kausiluonteisuuden takia päätökset ovat järkevämpää ja nopeampaa tehdä mahdollisimman lähellä työntekijätonttuja itseään. Lisäksi todettiin, että oma-aloitteista tiimiytymistä oli jo tapahtunut monissa Joulumaan organisaation yksiköissä. Esimerkiksi logistiikkaosastolla toimii erittäin tehokkaita tiimejä, jotka huolehtivat hyvinkin itseohjautuvasti porojen, rekien ja muiden logististen välineiden hankinnoista ja huolloista. Nämä tiimit ovat myös rakentaneet Joulupukin kiireisen jouluaaton työrupeaman mahdollisimman jouhevaksi laatien sitä varten selkeän suunnitelman, ohjelman ja aikataulutuksen. Johtoryhmässä todettiinkin, että tällaiset spontaanit tiimit olivat erittäin tehokkaita, koska niillä on olemassa selkeät suoritushaasteet, joihin tiimien tonttujäsenet pyrkivät itse yhdessä löytämään hyviä ratkaisuja.

”Pyritään mahdollisimman avoimesti puhumaan ja keskustelemaan tiimityöstä ja itseohjautuvuudesta”

Kun tämä toiminnan perusta oli ensin pohdittu, ohjelman toisessa vaiheessa päätettiin muutosvastarinnan pienentämiseksi sekä tiimimyönteisyyden luomiseksi rakentaa selkeä viestintäsuunnitelma siitä, miten itseohjautuvuudesta kerrotaan tontuille. Tästä tehtävästä päävastuu päätettiin antaa Joulumuorin vetämälle HR-osastolle. Tärkeimpinä asioina päätettiin jakaa informaatiota itseohjautuvuudesta Joulumaan infrassa, sometileillä, radiossa ja televisiossa, valmentaa organisaation avaintonttuja toimimaan sisäisinä tiimikonsultteina ja tukitonttuina sekä järjestää organisaation eri osastoilla asiaan liittyviä keskustelu- ja infotilaisuuksia, joiden tarkoituksena on kuunnella tonttujen ajatuksia ja myös mahdollista kritiikkiä itseohjautuvuuden haasteista. Johtoryhmässä oltiin yksimielisiä siitä, että Joulumaassa tarkoituksena on puhua ja keskustella mahdollisimman avoimesti tiimityöstä ja itseohjautuvuudesta. Joulupukinkin mielestä avoimuus luo sitä tärkeää luottamusta, mikä on ehdoton edellytys itseohjautuvan organisaation rakentamisessa.

”On tärkeää muistaa ja hyväksyä, että itseohjautuvassa tiimiorganisaatiossa tiimit voivat olla eriasteisia”

Kolmanneksi, kun sitten itseohjautuvuuden ja tiimiorganisaation luomisen yleiset periaatteet ovat henkilöstölle selvät, liiallinen muutosvastarinta on taklattu ja itseohjautuvuuden pohja on saatu luotua, voidaan siirtyä rakentamaan Joulumaan eri yksiköihin toiminnallisia tiimejä. Kuten jo aikaisemmin kerroin, osa Joulumaan tiimeistä oli jo työn luonteen ja vahvan yhteisen suoritushaasteen kautta muotoutuneet luonnostaan itseohjautuviksi. Osa tiimeistä muodostettiin kuitenkin vasta itseohjautuvuuteen siirtymisen yhteydessä. Tukitonttujen hyvän ohjauksen avulla nämä tiimit pyrittiin rakentamaan mahdollisimman toiminnallisiksi ja tehokkaiksi. HR-osasto muistuttikin Joulupukkia siitä, että itseohjautuvissa tiimiorganisaatioissa on tärkeää hyväksyä tiimien voivan olla eri kehitysasteella suhteessa valtaan ja vastuuseen. Tällä tarkoitan sitä, että osan tiimeistä ollessa jo pitkällä itseohjautuvuudessa, osa on vielä vasta kehitysasteella. Lisäksi pitää muistaa, tiimejä ei saa rakentaa väkipakolla, sillä jokaisessa organisaatiossa voi olla myös työtehtäviä, joissa tiimiytymisellä ei saa mitään lisäarvoa. Joulumaassa tällaista tehtävää hoitaa esimerkiksi lasten kiltteyttä tutkiva vakoilijatonttu Snoopi. Syynä tähän ensinnäkin on se, että Snoopin työnkuva on enimmäkseen pimeässä tapahtuvaa salamyhkäistä tirkistelyä asuntojen ikkunoiden ulkopuolella ja toisaalta se, että Snoopi on varsinainen erakkoluonne, joka ei sovellu toimimaan tiimeissä.

Neljäntenä portaana siirtymisessä itseohjautuvaan tiimiorganisaatioon Joulumaan johtoryhmässä korostettiin yhteisesti hyväksytyn vision ja yhteisten tavoitteiden merkitystä. Joulumaan visiona on ”vahvistaa Joulumaan kansainvälisesti tunnustettua asemaa kustannus- ja aikatehokkaimpana jouluiloa ja asiakastyytyväisyyttä tuottavana palvelukonseptina”. Tämän vision pohjalta ja sen toteutumista tukemaan Joulumaan jokaisella yksiköllä ja osastolla on rakennettu niiden omaa toimintaa selkeyttävät päämäärät ja tavoitteet. Esimerkiksi Joulumaan pipariosaston päätavoitteeksi on jo aikoja sitten muotoutunut se, että ” pipariosasto valmistaa ja jakaa piparia jokaiseen kotiin laadusta tinkimättä”. Näin pipariosaston ja sen tiimien omat tavoitteet linkittyvät omalta osaltaan koko organisaation vision toteuttamiseen.

Viidentenä portaana oli valta- ja vastuusuhteista sopiminen niin tonttutiimien ja tiimitoiminnan esitonttujen välillä kuin myös tiimien sisällä. Joulupukki oli johtajana aluksi liiankin höveli delegoimaan omaa valtaansa ja vastuitaan itseohjautuville tiimeille, mutta tällöin Joulumuori tiukasti huomautti hänelle, että Joulupukin on joka tapauksessa ylimpänä johtajana kannettava lopullinen vastuu tiimien toiminnasta. Hieman yllättyneenä muorin tiukoista sanoista, lupasikin Joulupukki kantaa oman osansa vastuusta. Lisäksi vaikka kaikki tietävät, että Joulupukin sanaan voi hyvin luottaa, oli hän valmis tekemään tiimisopimukset myös kirjallisina tiimien kanssa. Näin voidaan tarvittaessa varmistaa ne asiat, mitä on yhdessä sovittu. Tiimien sisäiset valta- ja vastuusuhteet on hyvä myös selventää. Tämä on tärkeää mm. siksi, että itseohjautuvissa tiimeissä ei ole varsinaisia esihenkilöitä. Näin mahdollinen tiimiesihenkilö on tiimissä toimiessaan yksi jäsen muiden joukossa. Tämän takia, sekä tietenkin myös vapaamatkustamisen estämiseksi, tiimien jäsenillä pitää olla selkeä kuva siitä, mitä valta ja vastuu käytännössä merkitsevät tiimissä.

”Tärkeintä kuitenkin on se, että kaikki löytävät omaa toimintaansa parhaiten tukevat toimintamallit ja pelisäännöt”

Kuudentena portaana tiimiorganisaatioon siirtymisessä oli se, että kukin tiimi luo omalle toiminnalleen yksilöllisen ja tarkoituksellisen toimintamallin sekä rakentaa omat tiimin tarpeita kuvaavat pelisäännöt. Joulumaassa esimerkiksi it-osaston nörttitontut ja nukkeosaston ompelijatontut toimivat hyvin erilaisissa toimintaympäristöissä. Tämän vuoksi näiden osastojen toimintamallit ovat jo luonnostaan varsin erilaisia. Samoin vaikka tiimien toimintaa ja jäsenten käyttäytymistä ohjaavat pelisäännöt ovat perustaltaan hyvin samanlaisia eri tiimeissä, voi niissä olla myös jonkin verran eroavuuksia liittyen jokaisen tiimin omaan toimintaan, henkilösuhteisiin ja tiimien tarpeisiin. Tärkeintä näissä pelisäännöissä on kuitenkin se, että jokainen tonttutiimi löytää omaa toimintaansa parhaiten tukevat toimintamallit ja pelisäännöt.

Joka sadulla on oltava joku opetus, niin tälläkin. Mikä siis on tämän tarina pääsanoma? Ehkä tämän tarinan ytimenä on ajatus siitä, että myös tällainen Joulumaan kaltainen ikiaikainen ja vanhoilliset perinteet omaava organisaatio on mahdollista muuttaa moderniksi itseohjautuvuuden periaatteilla toimivaksi organisaatioksi. Työ ehkä ei ole helppo, mutta siinä on kuitenkin mahdollista onnistua. Se edellyttää vahvaa johtajuutta, itseohjautuvuuden rakentamista oman organisaation lähtökohtiin tukeutuen, kärsivällisyyttä, hyvää suunnittelua, avointa tiedotus- ja keskustelukulttuuria sekä ennen kaikkea motivoitunutta henkilöstöä ja omalla esimerkillään mallia näyttävää johtoa.

Nyt kun siis jouluna kohtaatte Joulupukin lahjanjakomatkallaan, muistakaa, että hän omalla persoonallaan ja vahvalla johtajuudellaan on edesauttanut suuren muutoksen luomisessa Joulumaan organisaatiossa. Tämä muutos taas on pohjana siinä, että yhä useammat kiltit lapset, puhumattakaan heidän vanhemmistaan, kohtaavat hyväntuulisen Joulupukin ja saavat joululahjoiksi entistä laadukkaampia ja toivotumpia lahjoja. Muistakaa siis kiittää Joulupukkia avarakatseisuudesta ja moderneista ajatuksista hänen pyrkimyksissään kehittää omaa organisaatiotaan yhä suurempaan kukoistukseen.

Siis Hyvää Joulua ja entistä parempaa Uutta Vuotta 2025 kaikille ”Konsultin jaarituksia” blogin lukijoille!

Esa Lehtinen

Tarvittaessa olen valmis pitämään innostavia teemaluentoja erilaisissa organisaatioissa niin johtajuudesta, johtamisen eri alueista kuin myös työyhteisöjen toiminnan kehittämisestä. Näitä luentoja on mahdollista pitää myös etäluentoina. Yhteyttä minuun voi ottaa joko puhelimitse: 0500-699818 tai sähköpostitse: esa.lehtinen@kec.fi