Työyhteisössä työskenteleminen vaatii monenlaisten työelämätaitojen omaksumista. Seuraavassa tarkoitukseni on tuoda esille joitakin näistä taidoista. Olen listannut asiat niin, että kullakin aakkostomme kirjaimella olisi yksi työyhteisön toimintaan liittyvä oleellinen asia. Tietenkin on hyvä muistaa se, että tämä lista ei ole mikään täydellinen lista, sillä monen kirjaimen kohdalla on ylitarjontaa taidoista, kun taas joidenkin kirjainten kohdalla asioiden löytäminen vaati enemmän ponnistuksia. Varaan itselleni oikeuden tehdä joskus myöhemmin uudistetun listan.
A: Arvot. Arvot liittyvät työyhteisön kulttuuriin ja muokkautuvat toiminnan ja kehityksen myötä. Arvoillaan yritys viestii henkilöstölle ja muille sidosryhmille sitä, mikä organisaatiolle on tärkeää ja mikä ei, miten se kohtelee omiaan ja ympäristöään, mitä yhteisö sietää ja minkä se taas kieltää sekä mistä asioista yhteisö palkitsee ja mistä rankaisee. Ne voidaan jakaa ns. virallisiin eli julkituotuihin arvoihin sekä todellisiin arvoihin. Työyhteisön ja johtamisen kannalta tärkeää olisi se, että ne olisivat mahdollisimman lähellä toisiaan.
B: Byrokratia. Byrokratia tarkoittaa organisaatioita, toimenpiteitä, protokollia ja sääntelyä, joilla toimintaa määritellään ja suoritetaan. Yleensä byrokratia liitetään suuriin organisaatioihin sekä valtion ja kunnanhallintoon, mutta käytännössä kaikissa organisaatioissa nykyään on jonkinlaisia byrokraattisen organisoitumisen piirteitä. Tämä tulee näkyviin johtamisen hierarkioina sekä organisaation johdossa tehtävän toiminnan tavoitteiden asettamisen kautta. Byrokratian hyvä puoli on se, että sen avulla voidaan organisaation toimintaa säännellä ja rationalisoida, mutta huono puoli on taas siinä, että byrokratia voi myös jäykistää ja hidastaa toimintaa. Yleensä tapahtuu tuo jälkimmäinen.
C: Casanova. Sinänsä ei ole mikään ihme tai harvinaisuus, että työyhteisöissä ja tiiviissä yhteistyössä olevat ihmiset voivat ihastua ja rakastua toisiinsa. On kuitenkin muistettava, että työpaikkaromansseista voi olla myös haittaa työyhteisön toiminalle, sillä niillä on tapana vaikuttaa työpaikan herkkään ihmissuhdeverkostoon. Hankalimpia tapauksia tässä yhteydessä ovat ns. työpaikan ”casanovat”, jotka hakevat lähinnä seikkailua ja lyhyttä seksisuhdetta sekä leikittelevät ihmisten tunteilla. Nimestään huolimatta nämä casanovat voivat olla sekä miehiä että naisia. Lisäksi heitä esiintyy sekä esimies- että alaistehtävissä. Casanovat pitävät työyhteisöään yksityisenä ”metsästysalueenaan”.
D: Duaalisuhde. Työyhteisön tärkeimmät duaalisuhteet eli pariviestinnän suhteet liittyvät lähiesimiehen ja alaisen väliseen suhteeseen. Esimiehen ja alaisen välien suhde vaikuttaa erittäin paljon työtyytyväisyyteen ja työyhteisön ilmapiiriin. Eniten alaiset odottavat esimiehiltään luotettavuutta, jämäkkyyttä, empatiakykyä, taitoa antaa ja vastaanottaa palautetta sekä kykyä ymmärtää alaistensa työtä. Esimiehet taas odottavat alaisiltaan luotettavuutta, arvostusta, kiinnostusta omasta työpaikasta ja työstä, halua antaa ja vastaanottaa palautetta sekä halua kehittää omaa ammatillista osaamistaan.
E: Ekosysteemi. Ihmisen muodostamia yhteisöjä, kuten työyhteisöjä, voidaan hyvinkin verrata luonnossa oleviin ekosysteemeihin. Työyhteisöissä, kuten luonnonkin ekosysteemeissä, toimii ns. yhteisöllinen ekologia. Tämä tarkoittaa sitä, että työyhteisössä kaikki sen jäsenet vaikuttavat omilla teoillaan ja viesteillään kaikkiin muihin jäseniinsä. Ainoa ero luonnon ekosysteemeihin on siinä, että ihmiset kykenevät halutessaan tuhoamaan paitsi omansa niin myös muut ekosysteemit. Kuitenkin on hyvä muistaa myös se, että yhteisössä ei voi vahingoittaa ketään muuta ilman, että siten vahingoittaa myös itseään.
F: Fiasko. Työyhteisön kannalta on olemassa ainakin kahdenlaisia fiaskoja. Ensimmäinen fiasko on se, että muutostarpeista ja ympäristön vaatimuksista huolimatta organisaation johto päättää, että mitään muutoksia ja uudistuksia toimintaan ei tehdä, vaan pidetään kynsin hampain kiinni perinteistä. Toinen, täysin päinvastainen, fiasko on taas se, että organisaation johto uudistuskiimassaan tekee jatkuvia uudistuksia toimintaansa ilman, että se edellinenkään uudistus on ehditty viemään läpi organisaatiossa. Tuloksena on ”uudistusähky” ja pahimmassa tapauksessa täydellinen mahalasku.
G: Grafiikka. Työyhteisön toiminnassa ja sen esittelyssä käytetään erilaisia Excel-taulukoita ja grafiikoita. Niitä käyttävät lähinnä johtajat, esimiehet ja ulkopuolelta taloon pyydetyt asiantuntijat, konsultit. Tyypillisimpiä työntekijöiden kohtaamia grafiikanesitystilanteita on yleensä esimiehen neljännesvuosittain osastopalavereissa esittämä organisaation taloudellista tilannetta selvittävä grafiikkaesitys. Työntekijät yleisesti kutsuvat näitä grafiikoita ”käppyröiksi”.
H: Huumori. Jokaisessa työyhteisössä on omanlaisensa työpaikkahuumori, joka on kehittynyt työyhteisön historian ja siinä mukana olleiden ihmisten vaikutuksesta. Myös työ, työyhteisön sukupuolijakauma sekä ilmapiiri vaikuttavat huumorin laatuun ja määrään. Usein ulkopuolinen ihminen, tai juuri työpaikkaan tullut uusi työntekijä, ei ymmärrä välttämättä mitään, mille työyhteisössä työskentelevät ihmiset sillä hetkellä nauravat.
I: Info. Usein työpaikoilla puhutaan palavereista, vaikka itse asiassa parempi olisi käyttää nimeä info. Siis vaikka puhutaan osastopalaverista ja viikkopalaverista, niin itse asiassa tarkoitetaan osastoinfoa ja viikkoinfoa. Mikä sen eron sitten tekee? Ero on siinä, että palavereissa kaikki osallistuvat ja keskustelevat yhdessä asioista, kun taas infoissa periaate kärjistetysti on se, että yksi puhuu ja muut kuuntelee (tai ovat kuuntelevinaan).
J: Johtaminen. Johtaminen on työyhteisön toiminnan tukijalka. Lyhyesti määriteltynä hyvä johtamisella tarkoitetaan koko organisaation tavoitteiden asettamista ja niiden kiteyttämistä niin, että kaikki työyhteisön jäsenet ymmärtävät oman merkityksensä osana yhteistä päämäärää. Välillä kuitenkin tuntuu siltä, että johtaminen on tehty turhankin hankalaksi johtamistrendien vaihdellessa muutaman vuoden sykleissä. Tosin sekin on totta, että vaikka eri trendit menevät ja tulevat, niin johtaminen tapahtuu aina ihmisjohtamisen (leadership) ja asiajohtamisen (management) yhteisvaikutuksena.
K: Kulttuuri. Organisaation kulttuuri rakentuu yhteisön historian aikana oppimisen, yhteisten kokemusten ja itsestään selvien oletusten summana. Organisaatiokulttuuri rakentuu ulkoiseen säilymiseen liittyvistä tekijöistä (esim. toiminta-ajatus, strategia, päämäärät), sisäiseen yhdentymiseen liittyvistä tekijöistä (esim. identiteetti, johtamistavat, yhteinen kieli) sekä organisaation syvistä perusoletuksista (esim. todelliset arvot, ihmisten väliset suhteet, tunnetilat). Organisaatiokulttuuri muuttuu hitaasti ja kulttuurien yhteentörmäyksiä tapahtuu etenkin yritysfuusioissa ja yritysostoissa.
L: Luottamus. Luottamus rakentuu hitaasti, mutta se on helppo tuhota. Näin on tilanne myös työyhteisöissä ihmisten välisissä suhteissa. Luottamuksen syntymiseen tarvitaan monta asiaa. Ensiksi, sekä omat että organisaation arvot ovat yhteneväisiä. Toiseksi, työyhteisön toimintaperiaatteet ovat johdonmukaisia. Kolmanneksi, työyhteisössä vallitsee avoimuuden ilmapiiri. Neljänneksi, ihminen kokee välittämisen ja turvallisuuden tunteen. Viidenneksi, ihmisellä on tunne siitä, että hänen ammattitaitoaan ja osaamistaan arvostetaan.
M: Missio. Jokaisella organisaatiolla pitää olla selkeä perustehtävä, joka lähtee liikkeelle asiakkaista. Ilman asiakkaitahan ei ole mitään toimintaa. Mission tulee olla ilmaistu selkeästi, ytimekkäästi ja niin, että kaikki sen ymmärtävät. Yksityiset yritykset puhuvat yleensä missiosta, julkishallinnon organisaatiot taas toiminta-ajatuksesta ja jotkut organisaatiot käyttävät termiä perustehtävä. Kaikilla ajetaan kuitenkin samaa asiaa.
N: Narsismi. Narsismi on kuin kaksiteräinen miekka. Toisaalta se tarkoittaa tervettä oman itsensä kunnioittamista ja arvostamista ilman toisten väheksyntää, toisaalta taas narsistisesta persoonallisuushäiriöistä, mitkä ilmenevät sosiaalisen käyttäytymisen häiriöinä. Ihmisellä on tällöin vaikeuksia toimia tasavertaisissa ihmissuhteissa, hän ei koe empatiaa muita kohtaan ja hän yrittää käyttää muita hyväkseen omien päämääriensä saavuttamiseksi. Työyhteisöissä narsistisia piirteitä omaavia ihmisiä voi olla niin esimiehissä kuin työntekijöissä. He vaikuttavat negatiivisesti työyhteisönsä toimintaan.
O: Ohjaus. Ohjauksella tarkoitetaan työpaikkaohjausta eli uuden työntekijän systemaattista ohjausta uudessa työssään ja työympäristössään. Työpaikkaohjukseen kuuluu mukaan mm. uudelle työntekijälle nimetty työpaikkaohjaaja, tervetulokansio ja infotilaisuudet. Tehokkaalla työpaikkaohjauksella saadaan uusi työntekijä mahdollisimman pian ”kotiutumaan” ja sitoutumaan uuteen työhönsä ja työpaikkaansa. Silti meillä Suomessa on vielä paljon organisaatioita, jotka eivät ole tehneet uuden työntekijän ohjaussuunnitelmaa.
P: Palaveri. Työyhteisöjen tyypillisimpiä neuvottelutilanteita nimitetään palavereiksi. Niitä on usein paljon ja ne vievät joskus turhankin paljon aikaa työajasta. Lisäksi ne ovat välillä turhankin tehottomia. Parhaimmillaan palaveri on kuitenkin loistava tilaisuus viedä tietoa ja asioita eteenpäin. Hyvä palaveri edellyttää sen vetäjältä hyvää valmistelua, innostamista ja keskusteluilmapiirin luomista. Keskustelijoilta taas edellytetään aktiivisuutta ja paneutumista asioihin. Palaverimuistioihin päätökset kirjataan lyhyesti: mitä tehdään, kuka on vastuuhenkilö ja missä aikataulussa asiat tehdään. Lisäksi pitää muistaa seuranta.
Q: ”Qualis rex, talis grex”. ”Millainen kuningas, sellainen kansa”. Tämä sanonta sopii hyvin myös työyhteisöihin, sillä johtaja vaikuttaa persoonallaan, johtamistavallaan ja käyttäytymistavoillaan työyhteisönsä ilmapiiriin ihmissuhteisiin sekä tapakulttuuriin. Voidaankin sanoa, että johtaja johtaa työyhteisöään omalla esimerkillään. Työyhteisö onkin eräänlainen peilikuva omista johtajistaan. Hyvä tapa tutustua työpaikoilla ”kansan” käyttäytymiseen on vierailla taukotiloissa ja ruokaloissa.
R: Ryhmä. Työyhteisöissä työskennellään paljon erilaisissa ryhmissä, kuten työryhmissä, tiimeissä sekä näiden sekamuodoissa. Tiimien ja työryhmien suurimmat erot liittyvät ryhmän johtamiseen, vastuisiin, palkitsemiseen sekä toimintatapoihin. Etenkin tiimityössä johtamisen ja vastuiden määrittelyt aiheuttavat usein ongelmia. Tämän vuoksi tiimityö onkin monelle joko mahtava kokemus tai sitten suoranainen helvetti.
S: Sitoutuneisuus. Työnantajat vaativat työntekijöiltään sitoutumista työhön ja omaan työpaikkaansa. Sitoutuminen ei kuitenkaan ole aivan yksinkertainen asia. Jotta työntekijä voi sitoutua työhönsä, hänen pitää ensin luottaa työnantajaansa ja työkavereihinsa. Lisäksi jotta hän voisi luottaa heihin, pitää työyhteisössä vallita avoin keskustelu- ja viestintäilmapiiri. Tämän vuoksi sitoutuminen ei synny heti, vaan se pitää ansaita.
T: Tunneäly. Tunneäly eli sosiaalinen älykkyys on erittäin tärkeä työyhteisötaito. Yhteisössä toimivalla ihmisellä on oltava kyky havaita tunteita sekä itsessä että muissa, motivoitua ja hallita tehokkaasti sekä omia tunnetiloja että ihmissuhteisiin liittyviä tunteita. Työyhteisökin on tunneyhteisö, jossa jokainen sen jäsen tarvitsee sosiaalisia taitoja ja tunneosaamista työskennelläkseen yhdessä muiden kanssa. Ilman näitä taitoja häntä voidaan verrata elefanttiin, mikä saa paniikkikohtauksen porsliinikaupassa.
U: Uudistuminen. Kehittyäkseen jokainen työyhteisö tarvitsee jatkuvaa uudistumista. Välillä ehkä tarvitaan laajoja koko organisaation toiminnan kehittämiseen liittyviä uudistuksia tai sitten koko ajan tapahtuvaa pientä uudistumista, kuten esim. hiljaisen tiedon systemaattista keräämistä tai pieniä uudistuksia työn käytännöissä. Tärkeintä on se, että uudistuminen tapahtuu hallitusti ja suunnitelmallisesti. Työyhteisöön pitää luoda uudistumismyönteinen henki, joka ilmenee eräänlaisena ”luovana laiskuutena”. Tällä tarkoitetaan sitä, että jokainen työntekijä haluaa kehittää työtään niin, että itse pääsee hieman helpommalla. Tämä edellyttää mm. sitä, että työyhteisössä on toimiva palkitsemisjärjestelmä.
V: Viestintä. Entinen viestinnän professorini, nyt jo edesmennyt, Osmo A Wiio sanoi aina: ”Jos viestintä voi mennä pieleen, se menee pieleen!” Viestintä onkin kaikkien yhteisöjen ns. Akilleen kantapää, sillä se voi epäonnistua monin tavoin syyn ollessa joko viestin lähettäjässä, välittäjässä tai vastaanottajassa, itse viestissä, palautteessa, viestintävälineessä tai sitten kaikissa edellä mainituissa. Tämän vuoksi työyhteisöviestinnässä pitää panostaa viestintä ja etenkin sen varmistamiseen oikeaksi. Jokaisessa työyhteisössä tulee olla jatkuvasti päivitettävä viestintäsuunnitelma, missä selvitetään viestintätilanteet, aikataulut, vastuuhenkilöt ja viestintäkeinot.
W: ”Win-win”. Win-Win (molemmat voittaa) – periaate työyhteisöissä tarkoittaa sitä, että yhdessä saadaan enemmän aikaan kuin yksin tehtynä. Laskukaavana tämän voisi ilmaista vaikka näin: 1+1+1>3. Samalla työyhteisön, ja koko organisaation kannalta, tämä periaate merkitsee sitä, että jos työyhteisö voi hyvin ja työntekijät ovat tyytyväisiä työhönsä ja työpaikkaansa, se hyödyntää myös työnantajaa entistä parempana laatuna, tehokkuutena ja tuottavuutena. Tämän asian kun saisi menemään perille kaikille työnantajille.
X: ”X ruutuun”. Useimpien suomalaisten organisaatioiden palautejärjestelmään kuuluu nykyään palautteiden hankkiminen henkilöstöltään erilaisten kyselyiden avulla. Näiden työtyytyväisyys-, työhyvinvointi- ja työviihtymistutkimusten huono puoli on siinä, että niiden laatu ja kattavuus vaihtelee erittäin paljon. Tämä vaihtelu riippuu kysymysasettelusta ja niiden kattavuudesta, vastaajilta vaadittavista vastaustavoista (”rasti ruutuun” vai perustellut vastaukset), kyselyissä käytetyistä arviointiasteikoista sekä analyysimenetelmistä. Tämän vuoksi sama kysely eri menetelmiä käyttäen voi antaa aivan eri vastauksia. Lisäksi nykyisissä tutkimuksissa on se ongelma, että tunneosaamista ja –älyä niissä ei voi vielä kunnolla tutkia.
Y: Yhteisöllisyys. Yhteisöllisyys on työyhteisön olemassaololle ja toiminalle välttämättömiä, sillä se on työyhteisön koossa pitävä voima. Erilaisuuden hyväksyminen on yhteisöllisyyden perusta. Lisäksi yhteisöllisyys lisää oppimista ja työhyvinvointia. Hyvä työyhteisö auttaa jäsentään toteuttamaan itseään. Yhteisöllisyyttä tukevan avoimen keskustelukulttuurin eteen täytyy tehdä töitä. Esimiehen on luotava puitteita, jotka mahdollistavat keskustelun työyhteisön perustehtävästä, työstä ja sosiaalisista suhteista. Samalla työyhteisöön on luotava ilmapiiri, joka estää itsekeskeisyyden ja ylikorostuneen yksilöllisyyden lisääntymisen.
Z: ”Z-Z-Z”. Unelias ilmapiiri työyhteisössä voi tarkoittaa monia asioita. Yksi vaihtoehto on se, että työtä tehdään ”puoliavoimin lyhdyin” ilman sen suurempaa tavoitteiden asettamia haasteita. Toinen vaihtoehto uneliaaseen tunnelmaan on siinä, että päällepäin halutaan vakuuttaa, että työyhteisössä kaikki asiat on kunnossa, vaikka pinnan alla kiehuu. Kolmanneksi uneliaisuus voi liittyä alistumiseen eli siihen, että työyhteisön toiminta perustuu pelkästään despoottisen esimiehen käskyihin ja niiden pakonomaiseen noudattamiseen. Tällainen uneliaisuus ei kuitenkaan loppujen lopuksi hyödytä ketään, vaan uneliaisuuden syihin pitäisi puuttua ja luoda uutta puhtia porukkaan.
Å: ”Joki (ruotsiksi å)”. Työyhteisön toiminnassa joki on hyvä mielikuva organisaation perusasioiden kuvaamisessa. Joen lähteenä toimii organisaation missio, perustehtävä. Joki kuvaa strategiaa eli organisaation pitkän tähtäimen kehityssuuntia, jossa Organisaatio-niminen vene virtaa kohti merta eli visiota (haluttua kuvaa tulevaisuudesta). Matkan varrella kohti merta on satamia eli välitavoitteita, joissa tarkistetaan vision pitävyys ja strategian onnistuminen.
Ä: ”Äkseeraaminen”. Autoritäärinen johtaminen on suomalaisissa työyhteisöissä pikkuhiljaa häviämässä johtamishistorian romukoppaan. On olemassa ainoastaan muutamia poikkeuksellisia tilanteita, jolloin ”management by perkeleen ” käyttöä voidaan ajatella johtamistavaksi. Tällöinkin tämä ”äkseeraaminen” eli kovaääninen, agressiivissävyinen komentaminen, jolla tavoitellaan nopeutta tai pikaista korjausliikettä, pitää pystyä perustelemaan työyhteisön muille jäsenille.
Ö: Öykkäri. Aikaisemmin jo puhuttiin yhteisöllisyyden yhteydessä siitä, että erilaisuus hyödyntää ja rikastuttaa työyhteisöä. On kuitenkin muistettava, että yhteisöllisyyteen kuuluu myös työyhteisön harmoniaa haittaavien käyttäytymistapojen ehkäisy ja eliminointi. Näitä ovat mm. työpaikkakiusaaminen, narsismi, liiallinen itsekeskeisyys ja öykkäröinti. Öykkärin tarkoituksena on häiritä tehokasta työntekoa ja ihmisten välistä yhteistyötä haastamalla riitaa ja häiriköimällä muiden kanssa. Usein hän valitsee kohteet sen perusteella, että hän laskee itse voittavansa yhteydenoton. Lisäksi öykkärin tapana on usein kerskua ja rehennellä asioilla, joissa ei ole mitään perää. Öykkärin saa parhaiten hiljaiseksi työyhteisössä joukkovoimaa käyttäen osoittaen hänen yrityksensä kerskurina ja riidankylväjänä turhiksi.
Työyhteisö muodostuu meistä epätäydellisistä ihmisistä ja tämän vuoksi mikään työyhteisö ei ole koskaan valmis. Lisäksi on hyvä muistaa, että työyhteisön tehokkuuden ja ilmapiirin laadun määrittelee yleensä sen heikoin lenkki. Tämä kuitenkin tapahtuu vain silloin, jos muut työyhteisön jäsenet sallivat sen. Edellä kerrotussa listassa, kuten jo alussa kerroin, on vain pieni osa työyhteisön toimintaan liittyviä ilmiöitä, mutta tämänkin lukemalla pääsee jo jonkin verran eteenpäin työyhteisöproblematiikan alueella.
Esa Lehtinen
Tarvittaessa olen valmis pitämään innostavia teemaluentoja erilaisissa organisaatioissa niin johtajuudesta, johtamisen eri alueista kuin myös työyhteisöjen toiminnan kehittämisestä. Näitä luentoja on mahdollista pitää myös etäluentoina. Yhteyttä minuun voi ottaa joko puhelimitse: 0500-699818 tai sähköpostitse esa.lehtinen@kec.fi