Tiimityö ja ryhmätyö – mitä niillä oikein tarkoitetaan?

Jo 1990-luvulla, ”Suuren Tiimibuumin” aikaan, keskusteltiin paljon käsitteistä ”tiimi” ja ”työryhmä”. Eli mitä eroja ja mitä yhtäläisyyksiä niillä oikein oli. Itsekin muistan tiimivalmentajana kirjoittaneeni muutaman artikkelin asiasta ja olleeni monissa seminaareissa ja muissa tilaisuuksissa puhumassa asiasta. Vielä nykyäänkin monet esimiehet ja työntekijät työpaikoilla kyselevät asiaan selvennystä. Ehkä sitä kaivataan, sillä etenkin tiimi-sanaa käytetään vielä nykyäänkin varsin vapaasti usein jopa sellaisissa yhteyksissä, missä sen käytöllä ei ole mitään realistisia perusteita. Tämän vuoksi ajattelinkin vielä kerran valaista asiaa

Aluksi voisin antaa työryhmän ja tiimin määritelmät. Työryhmä voidaan määritellä seuraavanlaisella lausekkeella: ”Pienehkö joukko toisiaan lähellä olevia ihmisiä, joiden välillä on vuorovaikutusta, ja joilla on yhteisiä normeja, ja jotka kokoontuvat yhteen tietyn tehtävän suorittamiseksi”. Parhaana tiimin määritelmänä pidän taas seuraavaa lauseketta: ”Pysyväisluontoisesti organisoitunut joukko ihmisiä, jotka tiiviissä yhteistyössä, yhteisvastuullisesti, itsejohtoisesti sekä jäsentensä erilaisuuden hyödyntäen pyrkivät yhteisiin päämääriin ja tavoitteisiin yhteisiä pelisääntöjä noudattaen”. Jos näitä edellä kirjoitettuja määritelmiä hieman leikkimielisesti tulkitsee, niin ”tiimi” on kuin hyvin toimiva avioliitto, jossa avioparin kummallakin osapuolella on omat tehtäväalueet, mutta kuitenkin toimitaan yhteisvastuullisesti toinen toistaan tukien. ”Työryhmää” voisi, em. määritelmää hieman leikkimielisesti tulkiten, nimittää syrjähypyksi, jossa syrjähypyn tekijät kokoontuvat omilta kumppaneiltaan salassa yhteen ”tietyn tehtävän suorittamiseksi”. Eli tästä lähtien kannattaakin olla tarkkana, mihin palaveriin ilmoittaa menevänsä, työryhmäpalaveriin vai tiimipalaveriin!

No, jos taas vakavoidutaan, niin edellä mainittuja määritelmiä voidaan myös avata ja selvittää tiimin ja työryhmän välisiä eroja. Tämä on tärkeää lähinnä siksi, että mo­nissa yrityksissä kyllä puhutaan tiimityöstä, vaikka itse asiassa toimitaankin erilaisissa työryhmissä  ja näin koko tiimiajattelu on vesittynyt.

Monet pitävät ryhmän kokoa yhtenä erotekijänä työryhmän ja tiimin välillä. Työryhmät voivat olla pääsääntöisesti suurempia kuin taas tiimien pitää olla henkilömäärältään  pienempiä. Asia ei kuitenkaan näin yksiselitteinen, sillä on olemassa suuria, jopa 10 – 15 ihmisestä koostuvia tiimejä, jotka toimivat erittäin tehokkaasti ja taas pieniä 2 – 4 henkeä sisältäviä tiimejä, joissa tehokkuus ja tuottavuus ovat lähes olemattomia. Sama asia koskee vastaavasti myös työryhmiä. Tämän vuoksi ihmisten lukumäärää ei voida pitää erottavana tekijänä. Se on kyllä totta, että mitä suurempi on ryhmäkoko, sitä enemmän pitää panostaa  resursseja ryhmän jäsenten sitouttamiseen ja ryhmän synergiaetujen ylläpitämiseen.

”Suurimmat erot tiimien ja työryhmien kesken liittyvät valta- ja vas­tuusuhtei­siin”

Jos edellä mainittuja  määritelmiä lukee tarkasti, suurimmat erot tiimien ja työryhmien kesken liittyvät valta- ja vas­tuusuhtei­siin. Työryhmät ovat korostetusti johtajavaltaisia ja –vetoisia, usein ylhäältä päin määrätyn johtajan ympärille koottuja ryhmiä. ”Täysveriset” tiimit taas toimivat itsejohtoisuuden periaatteella eli niissä tehdään yhteisesti sovittuja päätöksiä. Tämä tarkoittaa sitä, että esimies toimiessaan tiimin jäsenenä ei voisi toimia tiimin johtajana, vaan hän on yksi tiimin jäsen muiden joukossa. Esimies voi toimia tiimin vetäjänä ja huolehtia vetäjän tehtävistä, mutta hän ei voi vedota hierarkiaan ja esimiesasemaansa tiimin päätöksentekoprosessissa.  Käytännössä tässä kohdassa tehdään usein erilaisia sovelluksia esimiehen johtamisaseman suuntaan, mutta se tietenkin muokkaa tiimityötä toisenlaiseen kehitykseen alkuperäisestä tiimi-ideasta. Lisäksi tiimityön tehokkuus voi laskea.

Vastuut ymmärretään eri tavalla tiimeissä ja työryhmissä. Työryhmätyöskentely perustuu siihen, että niissä kullakin työryhmän jäsenellä on henkilökohtainen työalue, josta hän on henkilökohtaisesti vastuussa. Työryhmissä  arvioidaan tehtävän onnistumista tarkastelemalla kunkin jäsenen henkilökohtaista työpanosta ja niissä korostetaankin ryhmän jokai­sen jäsenen henkilö­kohtaista vastuuta ryh­män työn on­nistumises­ta. Tämä myös tarkoittaa sitä, että yksilöllisiä työtuloksia tarkastelemalla voidaan työryhmässä palkita hyvin työnsä tehneet ryhmän jäsenet ja rankaista huonosti tehtävissään suoriutuneet. Tiimin jäsenillä on tietenkin myös yksilövastuualueet, mutta niissä korostuu yksilö­vastuun lisäksi myös yhteisvastuu oman tiimin toiminnasta ja tuloksista. Kukaan tiimin jäsenistä ei jälkikäteen voi irrottautua tiimin päätöksistä kieltäytymällä ottamasta vastuuta tiimin työstä ja sysäämällä syyt epäonnistumisesta muiden tiimin jäse­nten harteille. Tiimissä kukaan yksittäinen jäsen ei voi ottaa kunniaa tiimin työn tuloksista itselleen, vaan tiimin onnistuessa pitää palkita kaikki sen jäsenet. Näin tiimeissä oman henkilökohtaisen uran edistäminen on hankalampaa kuin työryhmätyöskentelyssä.

Päämäärien määrittelyssä voidaan myös havaita selviä eroja. Työryhmien päämääriä voidaan pitää aivan samoina kuin koko organisaation laajem­pia päämääriä. Kullakin tiimillä taas on omat suoritushaas­teensa, minkä pohjalta tiimi itse muokkaa omat pää­määränsä ja tavoitteensa. Näiden päämäärien tietenkin on oltava samansuun­taisia kuin koko organisaa­tion päämäärät.

Toimintatapoja vertailtaessa voidaan lyhyesti sanoa, että työ­ryhmät keskustelevat, päättävät ja sen jälkeen delegoivat pääte­tyn asian toisille tehtäväksi. Työryhmissä pidetään tehokkaita ja puheenjohtajavetoisia kokouksia, joissa laaditaan virallisia asiakirjoja. Usein yhden työryhmän työn tulos antaa pohjan seuraavan tai seuraavien työryhmien perustamiselle. Tiimit taas yhdessä keskustelemalla ja päät­tämällä tekevät todellisen työn yhdessä itse. Tiimeissä tämän yhteisen päätöksen aikaansaamiseksi pyritään pitämään avoimeen vuorovaikutukseen perustuvia epävirallisia palavereja, joista laaditaan työryhmien raportteja epävirallisempia muistioita. Tiimissä  työn loppuunsaattaminen yhdessä ja kokonaisuuden näkeminen itse asiassa lisäävät työn mielek­kyyttä ja myös tehokkuutta.

”Tehokkaita tiimejä ei voi muodostaa pakolla”

Ennen päätöstä tiimitoiminnan aloittamisesta ja tiimien muodostamista on pohdittava perusteellisesti vas­tauksia kolmeen peruskysymykseen. Edellä kävimme läpi jo vastausta ensimmäiseen kysymykseen eli mitä tiimityöllä todella tar­koi­te­taan? Toiseksi pitäisi ratkaista se, että soveltuuko tiimityöskentely omaan organisaatioon? Se on fakta, että tiimityöskentelyä ei voi sovittaa kaikkiin organisaa­tioihin. Todellisen tiimityömallin omaksuminen vaatii luopumista vanhoista ”patruunavetoisista” ja autoritäärisistä käyttäytymismal­leista ja asen­teista ihmi­siä enemmän huomioiviin ja mukaansa tempaaviin malleihin ja asenteisiin. Kolmantena kysymyksenä on mietittävä, että kumpi on tehokkaampi työskentelymuoto: tiimi vai työryhmä? On hyvä muistaa, että monissa tilanteissa ja prosesseissa työryhmätyyppinen työskentelymuoto voi olla tehokkaampi ratkaisu kuin tiimityöhön siirtyminen. Li­säksi on muistutettava, että tehokkaita tiimejä ei voi muodostaa pakolla, esimerkiksi siten, että yri­tyksen joh­to mahtikäskyssään päättää siirtymisestä tiimityösken­telyyn seu­raavan kuun alusta alkaen, vaan parhaimmillaan ne usein syntyvät ti­lan­teen vaa­timuksesta, eivätkä millään  hallinnollisilla päätöksillä.

Esa Lehtinen

Tarvittaessa olen valmis pitämään innostavia teemaluentoja erilaisissa organisaatioissa niin johtajuudesta, johtamisen eri alueista kuin myös työyhteisöjen toiminnan kehittämisestä. Näitä luentoja on mahdollista pitää myös etäluentoina. Yhteyttä minuun voi ottaa joko puhelimitse: 0500-699818 tai sähköpostitse esa.lehtinen@kec.fi