Organisaatiot luottavat nykypäivän kovassa kilpailussa yhä enemmän tuotteiden ja palveluiden tuottamisessa tiimityöhön. Tätä toteuttaakseen useimmat johtajat unelmoivat löytävänsä lahjakkaita ihmisiä, jotka kykenisivät tekemään työtä hyvässä ja inspiroivassa yhteistyössä niin, että he tämä tehokas yhteistyö saisi organisaation menestymään aikaisempaa paremmin. Periaatteessa ihmisten yhdistäminen erilaisiin tiimeihin ehkä tuntuu yksinkertaiselta ja helpolta, mutta todellisuus usein on aivan jotain muuta. Tämän takia tämänkaltainen johtajan ”märkä päiväuni” monesti jääkin pelkän haaveen tasolle. Käytännössä on nimittäin hyvin vaikeaa saada sekalaista joukkoa ainutkertaisia yksilöitä erilaisine persoonallisuuksineen, joita lisäksi muovaavat erilaiset elämänkokemukset, uskomukset, mielipiteet ja taustat, muuntumaan yhtenäiseksi hyvin öljytyksi koneeksi. Tiimiytymisen ei kuitenkaan tarvitse olla mahdoton tehtävä, sillä vanhan sanonnan periaate “Teamwork makes the dream work (tiimityö saa unelmat toteutumaan)” on mahdollista saada onnistumaan myös käytännössä. Tällä tarkoitan sitä, että parhaimmillaan onnistuneesti synkronoitu ryhmä ihmisiä kykenee yhdessä rakentamaan jotain aivan mahtavaa. Edellytyksenä kuitenkin on se, että tiimin toiminnan perusta, yhteisöllisyyden luominen sekä tiimitoiminnan jatkuva ylläpitäminen ovat kunnossa. Tällainen yhteen hitsautunut tiimi voi erinomaisessa yhteistyössä hyödyntää jäsentensä vahvuuksia saada aikaan sellaisia asioita, joita kukaan heistä yksilöinä ei pystyisi saavuttamaan yksin.
”Tiimitoimintaan siirtyminen organisaatiossa edellyttää tiimitoiminnan perusasioiden ymmärtämistä”
Ennen tiimitoimintaan siirtymistä organisaatiossa, etenkin sen johdossa, olisi hyvä tarkkaan harkita muutamaa tehokkaiden tiimien perustamisen edellyttävän perusasian toimivuutta organisaatiossa. Olen jo vuosia sitten kehittänyt yksinkertaisen (ja yksinkertaistetun) kuusikohtaisen ”tehokkaan tiimin kehittämispolun”, jota seuraamalla jokaisessa organisaatiossa on mahdollista edesauttaa tehokkaan tiimitoiminnan syntymistä.
Ensimmäiseksi on hyvä muistuttaa, että usein parhaimmat tiimit syntyvät spontaanisti ilman mitään työjohdollisia päätöksiä. Tätä tapahtuu varsinkin silloin, kun ihmiset kohtaavat työssään sellaisia suoritushaasteita, jotka luonnostaan inspiroivat ihmisiä hakeutumaan yhteistyöhön muiden ihmisten kanssa. Nämä haasteet voivat olla organisaatioon kohdistuvia sisäisiä tai ulkoisia muutospaineita, kuten esimerkiksi paine yrityksen taloudellisen tuloksen parantamiseksi, asiakkaiden muuttuvien tarpeiden tuomat uudet haasteet, uhka ulkoisen kilpailun tiukentumisesta sekä tuotteiden ja palveluiden laatuvaatimusten kiristyminen. Tällaisissa haasteellisissa tilanteissa yhteistyön lisääminen saa aikaan usein loistavia luonnostaan toimintaa tehostavia tiimejä.
Toiseksi, tiimitoiminnan kehittäminen voi liittyä organisaation koko toiminnan ja tehokkuuden kehittämiseen. Jos tässä tilanteessa organisaation johto haluaa tietoisesti kehittää tiimitoimintaa, on sen löydettävä selkeä, pelkästään oman organisaation kulttuuriin, strategiaan ja arvoihin perustuvat vastaukset kysymyksiin: ”Mikä on tiimien tarkoitus?” ”Minkälaiset tiimit sopivat juuri meille?” Tiimitoimintaa edistävien vastausten löytäminen näihin kysymyksiin edellyttävät sitä, että organisaation johdolla itsellään on selkeä kuva tiimitoiminnan perusperiaatteista ja ideologiasta.
Kolmanneksi, tiimitoimintaan ei voi siirtyä väkisin eikä vähillä tiedoin. Tämän takia organisaatioon olisi saatava aikaan tiimityöskentelyä arvostava ja tiimitoiminnan perusteita ymmärtävä ilmapiiri. Tämän myönteisyyden aikaansaaminen edellyttää jatkuvaa ja mielellään proaktiivista avointa viestintää sekä avointa keskustelua eri henkilöstöryhmien kesken. Johdon tulee avoimesti kertoa omat perustelunsa tiimitoimintaan siirtymiseen sekä edesauttaa henkilöstönsä motivoitumista siirtymistä edistävän muutoksen aikaansaamiseen. Johdon tulee myös ottaa päätöstä tehdessään huomioon henkilöstön mielipiteitä, mahdollisia pelkoja ja epäluuloja asiasta. Lisäksi johdon on kestettävä mahdollinen muutokseen liittyvä kritiikki sekä kyettävä rakentavasti ja luottamusta herättäen reagoimaan ihmisten epätietoisuuteen ja epävarmuuteen. Henkilöstön koulutukseen kannattaa myös panostaa, sillä tehokkaan valmentamisen avulla kyetään vastaamaan jo moniin esille tuleviin kysymyksiin. Lisäksi valmennukseen tulee liittää organisaation omien sisäisten tiimivalmentajien koulutus. Heidän tehtävänään on kyetä vastaamaan tiimityön haasteisiin sekä tiimien jäsenten esittämiin kysymyksiin tiimien toiminnan lähtiessä liikkeelle.
Neljänneksi, tiimitoiminnan kehittämisen alussa ja tiimejä muodostettaessa on erittäin tärkeää määritellä tiimeille selkeästi niiden valta- ja vastuualueet. Perusperiaatteena tulee olla se, että tiimeille annettavan vallan ja vastuun tulee olla tasapainossa keskenään. Lyhyesti kerrottuna tämä tarkoittaa siis sitä, että jos tiimeille halutaan antaa paljon vastuuta omasta työalueestaan ja siihen liittyvistä asioita, tulee heille antaa myös valtaa vastaavassa suhteessa päättää näistä asioista, ja tietenkin myös päinvastoin. Tässä tilanteessa on hyvä laatia tiimisopimus, jonka kumpikin osapuoli, eli tiimitoiminnan johtaja ja tiimit, yhdessä hyväksyvät ja johon molemmat osapuolet sitoutuvat.
Viidenneksi, tiimitoiminnan vakauttamiseksi jokainen tiimi luo toiminnalleen mielekkään, koko organisaation visioon ja strategiaan perustuvan päämäärän. Tämän pohjalta voidaan sitten luoda kullekin tiimille yhteiset tavoitteet, joihin kaikki ko. tiimin jäsenet sitoutuvat. Tämän jälkeen tiimeissä luodaan yhteinen oman toiminnan järjestämiseen liittyvät toimintamallit sekä kaikkia niiden jäseniä koskevat sitovat pelisäännöt.
Kuudenneksi, eikä missään tapauksessa vähäisimpänä kohtana, kussakin tiimissä on käytävä läpi myös tiimin sisäiset valta- ja vastuusuhteet. Tämä on erityisen tärkeää silloin, jos esihenkilö toimii tiimissä yhtenä sen jäsenenä. Jos nimittäin puhutaan todellisesta tiimityöstä, kuten esimerkiksi itseohjautuvasta tiimistä, niin esihenkilö ei tiimin sisällä toimi esihenkilöroolissa, vaan hän on yksi tiimin jäsen muiden joukossa. Esihenkilö voi tällöin kyllä toimia tiimin vetäjänä, mutta ei missään tapauksessa tiimin hierarkkisena johtajana. Järkevän ratkaisun löytäminen tähän dilemmaan on usein hyvinkin merkittävää tiimin toiminnan suunnan ja luonteen takia.
”Tehokas tiimityö edellyttää tiimityön viiden elementin toteutumista”
Kun tiimitoiminnan perusta on saatu organisaatiossa toimimaan onnistuneesti, pitää muistaa, että toiminnan etenemisen varmistaminen, työntekijöiden tyytyväisyys ja sitoutuminen sekä organisaation tavoitteiden saavuttaminen riippuvat viiden tehokkaan tiimityön elementin toteutumisesta eli hyvästä viestinnästä, tiimihengestä, sitoutumisesta, keskinäisestä luottamuksesta sekä kehityskyvystä ja -halusta. Monet työnantajat kokevatkin tärkeäksi löytää ja rekrytoida sellaisia työntekijöitä, jotka kykenevät työskentelemään hyvin tiimeissä, koska tiimityön on havaittu kyseisissä organisaatioissa olevan ratkaisevan tärkeää organisaation menestykselle. Tietenkin työntekijöiden on tehtävä tiimityön onnistumisessa oma osansa, mutta on tärkeää muistaa, että organisaatioiden on myös kyettävä sisällyttämään edellä mainitut viisi tehokkaan tiimityön tekijää luonnolliseksi osaksi omaa yrityskulttuuriaan sekä korostettava niitä toiminnassaan. Seuraavaksi avaankin hieman, mitä nämä viisi tekijää tarkoittavat tiimitoiminnan yhteydessä.
- Tehokas viestintä. Tiimin johtajan on yhdessä tiimin jäsenten kanssa määriteltävä selkeästi jokaisen jäsenen roolit ja vastuut sekä kerrottava niistä tiimissä. Avoin, suora ja molemminpuolinen viestintä auttaa estämään turhia väärinkäsityksiä sekä parantamaan päätöksentekoa. Tiimin toiminnassa on tärkeää, että sen jäsenten on kyettävä kuuntelemaan toisiaan, uskallettava esittää tarvittaessa kysymyksiä, antaa palautetta, tuoda esille myös omia, jopa valtavirrasta poikkeavia, ehdotuksiaan ja mielipiteitään sekä ristiriitojen noustessa esiin kyettävä selvittämään näitä erimielisyyksiä. Jotta viestintä olisi onnistunutta ja läpinäkyvää, tiimin jäsenten on pystyttävä luottamaan toisiinsa. Muuten he pahimmassa tapauksessa saattavat epäröidä jakaa mielipiteitään tai pimittää sellaista tietoa, joka voisi olla hyvinkin olennaista tiimin tavoitteiden toteutumiselle tai projektin onnistumiselle.
- Hyvä tiimihenki. Tiimin jäsenten on tiedostettava ja ymmärrettävä, miten heidän erilaiset ja toisiaan täydentävät kykynsä ja taitonsa edistävät tiimin tavoitteiden saavuttamista. Termit tiimihenki tai ”tiimikaveruus” viittaavat tiimin jäsenten välille syntyneeseen keskinäiseen luottamukseen ja kunnioitukseen. Sellainen tiimi, jolla on positiivinen ja kannustava kulttuuri, on todennäköisesti erittäin yhteistyökykyinen ja -haluinen ollen näin myös erittäin suorituskykyinen. Pitääkseen yllä tätä hyvää yhteistyöhenkeä, on organisaatioissa hyvä toisinaan järjestää tiimihenkeä rakentavia sosiaalisia tapahtumia, jotka edistävät ja vahvistavat työkavereiden välistä kaverihenkeä. Tietenkin on hyvä muistaa, että tosiasiallinen työkaveruus rakentuu aina ensisijaisesti tiimin jäsenten välisessä päivittäisessä työnteossa ja vuorovaikutuksessa.
- Sitoutuminen. Tiimin yhteisen tavoitteen tai yhteisen vision saavuttamiseksi käyttämä aika, yhdessä tehty ponnistelu ja käytössä olevat resurssit, osoittavat heidän sitoutumisensa työhönsä ja tavoitteiden toteutumiseen. Sitoutumista voidaan vahvistaa mahdollistamalla tiimin siirtymistä suurempaan itseohjautuvuuteen antamalla näin tiimin jäsenille enemmän valtaa ja vastuuta työhön liittyvistä päätöksistä ja saavutetuista tuloksista sekä kannustamalla heitä tekemään entistä tiiviimpää yhteistyötä muiden tiimien kanssa. Monissa tutkimuksissa on havaittu, että työntekijät ovat sitä sitoutuneempia mitä enemmän he kykenevät jakamaan ja sisäistämään organisaation arvomaailman. Kun tiimin jäsenet ovat riittävän sitoutuneita, ovat he aktiivisesti mukana tiimin kohtaamien haasteiden voittamisessa, haluavat kehittää toimintaa, ottavat vastuuta toiminnan tuloksista sekä keskittyvät täydellä panoksellaan tiimin tavoitteiden saavuttamiseen.
- Keskinäinen luottamus. Keskinäisen luottamuksen syntyminen tiimin jäsenten keskuuteen on elintärkeää tiimin toiminnan onnistumiselle. Luottamus ei synny itsestään eikä varsinkaan siihen pakottamalla, vaan siihen tarvitaan tiimin jäsenten yhteistä tekemistä ja kokemista. Sitä voidaan juurruttaa tiimiin antamalla tiimille sellaisia tehtäviä ja projekteja, joilla on haastavat, mutta silti saavutettavissa olevat tavoitteet, antamalla tiimin oppia tekemistään virheistä sekä juhlistamalla onnistumisia. Kun tiimin jäsenet oppivat luottamaan itseensä ja työtovereihinsa, ovat he todennäköisesti aikaisempaa luovempia, kykenevät ajattelemaan ennakkoluulottomasti sekä uskaltavat tarvittaessa ottaa harkittuja riskejä saadakseen työnsä tehtyä valmiiksi.
- Kehityskyky ja -halu. Tärkeää tehokkaan tiimitoiminnan onnistumiselle on myös se, että tiimin jäsenet ovat mahdollisimman vastaanottavaisia ja analyyttisiä saamalleen palautteelle, halukkaita oppimaan virheistään, haluavat kokeilla uusia ajatuksia ja ideoita, jakavat toisilleen parhaita käytäntöjä sekä erityisesti haluavat jatkuvasti kehittyä niin yksilöinä kuin tiiminä. Kun kaikki muut edellä mainitut tehokkaan tiimityön elementit ovat paikallaan, on tiimejä yleensä helpompi valmentaa ja ohjata parantamaan omaa suorituskykyään mahdollisimman mielekkäällä tavalla.
Edellä mainitut tiimityön viisi elementtiä toimivat tehokkaissa, tuottavissa ja resilienteissä tiimeissä. Tärkeää on painottaa, että kaikkien viiden elementin on toteuduttava, jotta kukin tiimi voi saavuttaa täyden potentiaalinsa. Tämä tarkoittaa siis sitä, että jos yksi elementeistä ei ole kunnossa, niin mikään mukaan ei toimi kunnolla. Näitä elementtejä sekä niiden merkitystä tiimien toiminnassa on myös muistettava korostaa jatkuvasti, koska matka laadukkaaseen ja tehokkaaseen tiimitoimintaan ei voi tapahtua yhdessä yössä. Lisäksi jokaisen tiimin on helppo menettää toimintakykynsä, jos tiimejä ei johdeta asianmukaisesti.
”Tiimien rakentaminen on keskeinen johtajilta vaadittava johtamistaito”
Tässä sitten päästäänkin vielä yhteen tehokkaan tiimitoiminnan kulmakiveen eli tiimien johtamiseen. Lyhyesti sanottuna tiimien johtaminen tarkoittaa tehokkaiden ja optimaalisesti toimivien tiimien luomista ja niiden toiminnan koordinointia niin, että ne voivat saavuttaa tiimitoiminnalle asetetut tavoitteet mahdollisimman tehokkaasti ja tuloksellisesti. Tämän takia tiimien rakentaminen ja toiminnan johtaminen on keskeinen johtajilta vaadittava johtamistaito, jonka tehtävänä on varmistaa tiimityön onnistuminen. Tehokasta johtamista voidaan pitää vahvan ja tehokkaan tiimin selkärankana. Sen tehtävänä on varmistaa hyvässä tiimissä edellytettävän avoimen viestinnän onnistuminen, selkeiden tavoitteiden saavuttaminen ja toimivien ihmis- ja yhteistyösuhteiden toteutuminen. Sellaiset johtajuusominaisuudet, kuten empatia ja tunneäly, kyky kuunnella, sanallista viestintää tukeva kehon kieli sekä taito ratkaista konflikteja, varmistavat yhteistyökykyisen, tehokkaan ja toiminnassaan menestyvän tiimin.
”Tehokkaan tiimin rakentaminen edellyttää pitkäjänteisyyttä, oikeita henkilövalintoja, selkeää tehtävää ja visiota, riittävää kärsivällisyyttä sekä hyvää johtamista”
Lopuksi on hyvä vielä muistuttaa, että tehokkaan tiimin rakentaminen ei onnistu ilman pitkäjänteisyyttä, oikeita henkilövalintoja, selkeää tehtävää ja visiota, riittävää kärsivällisyyttä sekä hyvää johtamista. Kuten jo kerroin aikaisemmin, tehokas tiimi voi kyllä syntyä itsestään, mutta se pelkästään ei riitä saamaan aikaan pysyvästi hyviä tuloksia. Tämän takia usein vertaankin tiimin johtajaa hyvään puutarhuriin, jonka tehtävänä on istuttaa sellaisia kasveja puutarhaansa, jotka tuottavat mahdollisimman hyvän sadon. Hyvä puutarhuri ymmärtää, että pelkkä kasvien istuttaminen ei riitä antamaan hyvää satoa, vaan kasveja sekä kasvien alla olevaa maaperää on jatkuvasti myös hoidettava. Jos kasveja ei kastella oikein ja hoideta riittävän hyvin, kuihtuvat ne olemattomiin ja jopa kuolevat pois. Näin voi käydä myös tiimitoiminnassa, jos siitä ei huolehdita riittävästi. Tämän takia hyvä johtaja toimii tiimien kanssa kuin hortonomi kasvien kanssa. Hän ensin istuttaa tiimin sopivaan kasvuympäristöön, kasvattaa sitä herkin ottein, ravitsee sitä oikein sekä huolehtii, että kasvuympäristö tukee sen toimintaa mahdollisimman hyvin. Näin tiimi nousee kukoistukseensa kuin kaunis kukka ja levittää loistoa ympäristöönsä. Tähän vertaukseen viitaten kirjoitukseni on hyvä lopettaa nigerialaisen kirjailijan ja johtajan Ifeanyi Onuohan sanoin: ”Tiimien johtaminen on taitolaji, joka onnistuessaan saa tavalliset ihmiset saavuttamaan epätavallisia tuloksia.”
Esa Lehtinen
Tarvittaessa olen valmis pitämään innostavia teemaluentoja erilaisissa organisaatioissa niin johtajuudesta, johtamisen eri alueista kuin myös työyhteisöjen toiminnan kehittämisestä. Näitä luentoja on mahdollista pitää myös etäluentoina. Yhteyttä minuun voi ottaa joko puhelimitse: 0500-699818 tai sähköpostitse esa.lehtinen@kec.fi