Olen jo vuosia työni kautta erilaisten organisaatioiden hallitusten ja johtoryhmien valmentajana ihmetellyt, kuinka vähän lukuisat organisaatiot ja yritykset kiinnittävät huomiota hallitustensa ja johtoryhmiensä jäsenten osaamiseen sekä hallitusten mahdollisimman tehokkaaseen toimintaan. Erityisesti huolestunut olen hallitustyöskentelyyn monissa pk-yrityksissä. Liian monet pk-yrityksistä eivät tarpeeksi kiinnitä huomiota yrityksensä hallitukseen, sen kokoonpanoon ja toimintakykyyn. Näissä yrityksissä hallitukset ovat onnettoman suppeita, usein koostuen vain yhdestä ihmisestä, joka usein sattuu olemaan yrittäjän oma puoliso. Yleensäkin pk-yritysten suuremman kokoonpanon hallitukset ovat erittäin ”sisäsiittoisia” jäsenten ollessa lähinnä yrittäjätoimitusjohtajan omia perheenjäseniä ja muita sukulaisia, jotka eivät välttämättä tiedä mitään, tai eivät edes ole kiinnostuneita, yrityksen toiminnasta puhumattakaan sen kehittämisestä. Toinen huolestuttava piirre ovat nuo monet kunnissa puoliväkisin synnytetyt kunnalliset osakeyhtiöt, joiden hallitukset koostuvat lähinnä poliittisella mandaatilla nimitetyistä luottamushenkilöistä. Niissä ongelmana taas on se, että monellakaan näihin nimitetyistä hallituksen jäsenistä ei ole mitään hajua yritystoiminasta tai yleensäkään liiketoiminnasta. Monilla heistä tuntuu olevan jopa imago- ja kunnia-asia saada kuulua useamman yrityksen hallitukseen. Näissä kunnallisissa yrityksissä minua toisinaan kylläkin ihmetyttää se, että kuinka helposti monet ihmiset ilmaisevat halukkuutensa hallitusten jäseniksi ollen kuitenkin ilmeisen tietämättömiä siitä, millaiset vastuut osakeyhtiölain mukaan hallitusten jäsenille on laissa asetettu. Usein tuntuu siltä, että onko monilla ihmisillä motiivi toimia hallitusten jäseninä lähinnä siitä saatava rahallinen korvaus. Harva tuntuu tiedostavan sitä tosiasiaa, että hallituksen ollessa osakeyhtiössä yleensä se toimielin, jolla on valta tehdä yhtiötä koskevat liiketaloudelliset päätökset, kantaa se myös lopullisen vastuun tällaisista päätöksistä. Näin yksittäinenkin hallituksen jäsen voi joutua maksamaan pahimmissa tapauksissa jopa suuria summia vahingonkorvauksia.
”Hallituksen ja toimivan johdon yhteistyö on yksi menestyksekkään organisaation toiminnan tae”
Hallituksen suuri merkitys yrityksen johtamisjärjestelmässä tulee hyvin esille tarkasteltaessa sille asetettuja tehtäviä. Osakeyhtiölain mukaan ”hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä”. Hallitus on osakeyhtiön merkityksellisin ja itse asiassa myös ainoa lain vaatima pakollinen toimielin. Sillä on osakeyhtiössä niin sanottu yleistoimivalta, jolla tarkoitetaan sitä, että kaikki päätöksenteko, joka ei osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen mukaan kuulu muulle päätöksentekoelimelle, kuten yhtiökokoukselle tai toimitusjohtajalle, on hallituksen vastuulla. Hallituksen merkitys on siinä, että se toimii osakkeenomistajien tahdon suodattajana, yhtiön strategian luojana ja toteuttajana sekä yhtiön toimivan johdon esimiehenä, siis eräänlaisena toimivan johdon ”vahtikoirana”. Hallituksen rooli korostuu erityisesti silloin, kun yhtiössä tehdään merkittäviä liiketoimintaan liittyviä ratkaisuja. Tärkeänä, itse asiassa nykyaikana valvovaa tehtävää vielä tärkeämpänä tehtävänä, on hallituksen rooli toimia yrityksen toimivan johdon ”sparraajana”, mikä antaa johdolle voimia ja työkaluja tehokkaaseen strategian rakentamiseen, johtamiseen sekä käytäntöön panoon. Hallituksen ja toimivan johdon hedelmällinen ja toisiaan kunnioittava yhteistyö onkin yksi menestyksekkään organisaation toiminnan tae. Erittäin tärkeänä hallituksen tehtävänä on myös suunnitella organisaation tulevaisuutta. Tämä edellyttää hallituksen jäseniltä on hyvää kykyä visioida sekä ohjata yhtiötä oikealle kurssille. Näiden asioiden vuoksi hallituksen jäsenten valintaan tulisikin kiinnittää erityistä huomiota ja miettiä miten jäsenten erityisosaamisalueet voitaisiin parhaiten valjastaa yhtiön käyttöön. Tämän vuoksi heillä tulisi olla riittävästi tietoa ja ymmärrystä organisaatioiden toiminnasta sekä johtamisesta. Erityishuomiota pitää kiinnittää myös hallituksen puheenjohtajan valintaan, sillä puheenjohtajan toiminnalla on suuri merkitys tehokkaan hallitustyöskentelyn onnistumiselle.
Koska hallituksen merkitys organisaation menestyksekkäässä toiminnassa on parhaimmillaan näinkin huomattava, on hyvä muistaa, että sen toimintaa on myös mahdollista kehittää vielä nykyistä tehokkaammaksi. Kansainvälisessä INSEAD Business Schoolissa tutkittiin pari vuotta sitten organisaatioiden hallitusten toimintaa ja toiminnan tehokkuutta yhdeksässä eri Euroopan ja Aasian maassa. Hallitusten puheenjohtajien haastatteluihin perustuvassa tutkimuksessa ilmeni, että erityisesti kolme asia nousi keskeisesti esille tekijöinä, jotka saavat hallitukset toimimaan tehokkaasti. Nämä kolme tekijää ovat sitouttaminen, aktivoiminen sekä rohkaiseminen. Tärkeää oli myös havaita, että nämä kolme asiaa vaikuttavat tehokkaimmillaan yhdessä vahvistamalla toinen toisensa vaikutusta. Hallituksen puheenjohtajan merkitys korostuu hyvin paljon näiden tekijöiden edellytysten luomisessa. Seuraavassa kerron hieman tarkemmin edellä mainitusta kolmen tekijän merkityksestä sekä miten niitä on mahdollista tehostaa hallitustyöskentelyssä.
”Hallitusten jäsenten sitouttaminen käyttämään omia kykyjään mahdollisimman tehokkaasti hallitustyössä on suuri haaste”
Sitouttaminen. Hallitusten jäsenten sitouttaminen hyödyntämään omia kykyjään mahdollisimman tehokkaasti hallitustyössä on suuri haaste kaikille organisaatioille. Puheenjohtajan tärkeänä tehtävänä onkin luoda edellytyksiä hallituksen jäsenten sitoutumiselle. Tehtävän vaikeuttaa kuvastaa paljon jo se, että useimmat hallitukset kokoontuvat yhteen vain muutaman kerran vuodessa. Lisäksi sitoutumista haittaa muutama muukin tosiasia, kuten hallitusten jäsenten sijainti eri paikkakunnilla, tai jopa eri maissa, osallistuminen hallitustyöskentelyyn useammassa eri organisaatiossa sekä yleensäkin heidän rajallinen saavutettavuutensa. Miten siten sitoutumisen edellytysten luominen on mahdollista näissä tilanteissa? Kyselyyn vastanneiden puheenjohtajien mielestä parhaimpina keinoina sitouttaa jäseniä hallitustyöskentelyyn on selkeiden odotusten esittäminen hallitustyöskentelyyn osallistumisesta kaikille sen jäsenille sekä viestinnän ja yhteydenpidon säännöllinen ylläpitäminen myös kokoontumisajankohtien välisinä aikoina.
Aktivoiminen. Toinen tärkeä asia saada hallitus toimimaan mahdollisimman tehokkaasti on saada hallitusten jäsenet aktivoitua työskentelemään yhtenäisenä ryhmänä. Jotta keskustelutilanteet saadaan toimimaan mahdollisimman hyvin ja rakentavassa hengessä hallituksen kokouksessa, puheenjohtajan täytyy hyvin suunnitella ja valmistella paitsi itse kokous, niin myös mahdolliset palaverit ennen ja jälkeen itse kokouksen. Tehokkaat puheenjohtajat pitävät tarkkaa huolta siitä, että hallituksen kokouksen asialista sisältää sellaisia strategisia ja keskustelua herättäviä aiheita, joita mikään muu organisaation toimielin ei voi hoitaa. Lisäksi puheenjohtajat pyrkivät varmistamaan sen, että osallistujat saavat ajoissa kaiken tarvittavan kokousmateriaalin. Puheenjohtajan on pyrittävä varmistamaan se, että jäsenet tulisivat myös kokouksiin etukäteen hyvin valmistautuneina. ”Rits-räts”-kokouksista, eli kokouksista joissa kokousmateriaalin sisältävät kirjekuoret avataan vasta kokouksen alussa, tulisi ehdottomasti päästä eroon!
”Aktiivista kokousta edesauttaa se, että hallituksen puheenjohtaja pyrkii luomaan kokoukseen turvallisen ja luottamusta herättävän ilmapiirin”
Aktiivista kokouksen kulkua edesauttaa paljon myös se, että hallituksen puheenjohtaja pyrkii luomaan kokoukseen turvallisen ja luottamusta herättävän ilmapiirin, joka aktivoi osallistujia osallistumaan kokoukseen, tekemään tarvittaessa kysymyksiä ja jopa olemaan toisinaan jopa eri mieltä muiden osallistujien kanssa. Meillä Suomessahan usein etukäteen tarjottava ruoka tai kahvi edesauttaa tällaisen ilmapiirin luomisessa. Sosiaalinen kahvitarjoilu virittää ilmapiiriä ja sosiaalistaa kokouksen osallistujia. Lisäksi puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että päätösten tekemiseen on varattava riittävästi aikaa. Päätöksentekoprosessissa hyvä puheenjohtaja myös rohkaisee hallituksen jäseniä tekemään päätöksiä itsenäisesti ilman, että hän puheenjohtajan roolissaan pääsee liikaa vaikuttamaan tehtävään päätökseen. Tämän vuoksi puheenjohtajan on riittävän hyvin hallittava itsensä ja keskityttävä puheenjohtajan rooliinsa sekä hillittävä mahdollinen kärsimättömyytensä päätöksenteon verkkaisuudesta.
Rohkaiseminen. Yhtenä puheenjohtajan tärkeänä tehtävänä on jatkuva hallituksen jäsenten rohkaiseminen ja kannustaminen olemaan avoimia, jotta he kykenisivät toimimaan hallituksessa motivoituneina, sitoutuneina ja tuottavina. Yksi tärkeä keino ihmisten kannustamisessa on palautteiden antaminen. On yllättävän yleistä, että moni, etenkin hierarkiassa korkeassa asemassa oleva, johtaja tai miksei myös muukin hallituksen jäsen saa harvoin rehellistä palautetta itsestään ja omasta toiminnastaan. Puheenjohtajan antaman henkilökohtaisen palautteen hyöty näkyy käytännössä siten, että näin hallituksen jäsenille luodaan mahdollisuus oppimiseen ja itsensä kehittämiseen sekä samalla luodaan hallitusta ja organisaatiota yhdistävä side. Tässä yhteydessä on hyvä muistaa myös se, että tätä oppimista, itsensä kehittämistä sekä yhteisöllisyyttä on toisinaan hyvä harjoittaa myös vapaamuotoisesti varsinaisten kokousten ulkopuolella esimerkiksi yhteisten hallitusten kehittämispäivien yhteydessä.
”Taitavalla hallituksen puheenjohtajalla on merkittävä vaikutus yrityksen hallituksen tehokkaaseen työskentelyyn”
Taitavalla hallituksen puheenjohtajalla on merkittävä vaikutus yrityksen hallituksen tehokkaaseen työskentelyyn. Millaisia ominaisuuksia ja taitoja sitten puheenjohtajalta edellytetään? Tehokkaat puheenjohtajat tunnistavat sen, että heidän päätehtävänsä on toimia luottamusta ja yhteistyötä rakentavana johtajana hallituksessa. Tämä merkitsee, että useimmat hyvältä johtajalta edellytettävät ominaisuudet ovat myös hyvään puheenjohtajaan liitettäviä kriteerejä. On kuitenkin olemassa myös sellaisia ominaisuuksia, jotka tekevät toisista puheenjohtajista tehokkaampia kuin toisista. Yksi tällainen ominaisuus on nöyryys ja oman egon hallinta. Yrityksen hallituksen puheenjohtajana toimiminen ei ole sellainen tehtävä, joka sallii oman itsensä ja egonsa korostamisen. Puheenjohtajan pitää nimittäin antaa tilaa muille ja heidän mielipiteilleen sekä luoda rakentavaa kokousilmapiiriä, mutta hänen tehtäviinsä ei kuulu käskyttäminen ja pakottaminen. Toiseksi, hyvältä puheenjohtajalta edellytetään hyvää henkistä saavutettavuutta ja läsnäoloa. Hänen läsnäolonsa pitää tilanteesta riippuen joko näkyä tai olla näkymättä. Hänen pitää antaa muille tilaa puhua samalla kuitenkin ohjata keskustelua tavoitteellisesti. Tämä edellyttää hyvää tilannetajua. Kolmanneksi, hyvä puheenjohtaja omaa intohimoa. Hän ei pelkästään tee työtään ammattimaisesti, vaan hän todella myös välittää yrityksestä ja sen henkilöstöstä sekä myös hallituksesta. Neljänneksi, Hyvällä puheenjohtajalla pitää olla riittävää kärsivällisyyttä ja vastaanottokykyä. Intohimo siis synnyttää energiaa, luo intoa sekä saa ihmiset keskittymään aikaansaamaan tuloksia. Tässä yhteydessä on kuitenkin muistettava, että ammattilaisia johdettaessa, oman intohimon esilletuomista on hyvä aina välillä hillitä. Tämä edellyttää kärsivällisyyttä, kykyä välillä pitää tauko sekä ottaa vastaan muiden mielipiteitä ja jopa kritiikkiä. Puheenjohtaja ei koskaan saa syyllistyä ”runnomaan” päätöksiä läpi pikavauhtia varmistamatta ensin, että asioista on riittävästi keskusteltu, päätösten perusteet ovat kunnossa sekä vaihtoehtoja on pohdittu riittävästi ennen varsinaisen päätöksen tekemistä. Viidenneksi, puheenjohtajan pitää hallita työssään sekä asiajohtaminen että ihmisten johtamisen taidot. Vaikka usein ulkopuolisen silmissä hallituksen puheenjohtajan rooli ja tehtävät näyttävät enemmän teknisiltä tai jopa seremoniallisilta, siinä on erittäin paljon mukana myös ihmisten johtamiseen liittyviä taitoja. Hallitukset muodostuvat erilaisista ihmisistä, jotka ovat eri-ikäisiä, eri sukupuolta olevia, eri kulttuuritaustoista tulevia sekä ylipäänsä he ovat ihmisiä, joilla on erilaiset persoonallisuuspiirteet. Puheenjohtajan pitää kyetä ottamaan kaikki ihmiset huomioon, olla tasapuolinen kaikkia kohtaan sekä omata hyvät vuorovaikutustaidot. Erityisesti kuuntelutaidon, hyvien kysymysten esittämisen taidon sekä palautteenannon merkitys korostuvat.
”Hyvä ja rakentava yhteistyö hallituksen ja yrityksen toimivan johdon välillä vie toimintaa eteenpäin”
Kuten jo edellä jo kirjoitin, niin minun mielestäni yritysten hallitusten nimeäminen sekä sopivien ihmisten löytäminen puheenjohtajiksi ja jäseniksi on oltava tarkoin harkittu asia. Sitä ei saa missään nimessä tehdä puolihuolimattomasti ”vasemmalla kädellä”. Hyvä ja rakentava yhteistyö hallituksen ja yrityksen toimivan johdon välillä vie toimintaa eteenpäin, kun taas huono hallitus sekä sen heikko yhteistyö johdon kanssa johtavat pahimmissa tapauksissa katastrofeihin. Itse asiassa yhteistyökykyisten ja asiansa osaavien hallitusten asema on jo nyt, mutta etenkin tulevaisuudessa korostumassa. Elämme jatkuvan ja kiihtyvän muutoksen aikakautta, missä organisaatiotkin joutuvat kehittämään toimintaansa jatkuvassa epävarmuudessa. Lisähaasteita organisaatioille tuottavat niin nopea teknologinen kehitys, digitalisaation merkityksen lisääntyminen, asiakkaiden tarpeiden jatkuva muuttuminen kuin yleensäkin organisaatioiden toimintaympäristöissä tapahtuva jatkuva myllerrys. Tämän vuoksi hallitusten tehtäväkenttä on muuttumassa perinteisestä toimivan johdon valvovasta toiminnasta enemmän proaktiiviseen suuntaan, erityisesti strategiatyöhön. Tämä edellyttää hallitusten jäsenten valinnoissa yhä enemmän harkintaa, sillä heidän on ymmärrettävä paitsi osakeyhtiölakia, niin myös yritysten toimintaa, liiketoiminnan periaatteita sekä nopean teknologisen kehityksen merkitystä yritysten toiminnassa. Pääperusteluina valinnoille ei saa enää olla pelkkä sukulaisuussuhde tai oikean poliittisen jäsenkirjan omistaminen. Suomalaisissa organisaatioissa on tällä hetkellä suuri tarve hyvälle hallitustyöskentelylle sekä osaaville hallituksen jäsenille. Pienenä vinkkinä pk-yrityksille voisin tässä ehdottaa, että niiden kannattaisi yrittää löytää, jos vain on mahdollista, ainakin yksi ulkopuolinen asiantuntijajäsen hallituksiinsa, joka hallitsee liiketoiminnan periaatteet ja tuntee jopa ko. yrityksen toimialaa. Onneksi meillä Suomessa on pikkuhiljaa herätty ja on alettu pohtia toimia, joilla voitaisiin kehittää yritysten hallitustyöskentelyä. Tästä osoituksena on mm. Kauppakamarien kehittämä Hyväksytty Hallituksen Jäsen-koulutus (HHJ), joka on askel hyvään suuntaan, mutta lisää kehittämistoimia vielä tarvitaan. Hyvä, vahva hallitus sekä tehokas yrityksen johto yhdessä sitoutuneen henkilöstön kanssa saavat yrityksen menestymään!
Esa Lehtinen
Tarvittaessa olen valmis pitämään innostavia teemaluentoja erilaisissa organisaatioissa niin johtajuudesta, johtamisen eri alueista kuin myös työyhteisöjen toiminnan kehittämisestä. Näitä luentoja on mahdollista pitää myös etäluentoina. Yhteyttä minuun voi ottaa joko puhelimitse: 0500-699818 tai sähköpostitse esa.lehtinen@kec.fi