”Kaikki johtaminen on viestintää, ja kaikilla työyhteisön jäsenellä on vastuunsa viestinnästä”, sanoi aikoinaan, monen muun viisaan ohella, oma yliopisto-opettajani Leif Åberg, ollen tässäkin asiassa aivan oikeassa. Jos tarkastellaan johtajuutta, ei voi kuvitellakaan että, johtajuus voitaisiin irrottaa viestinnästä. Hyvän johtajan menestys on suoraan sidottu hänen kykyynsä keskittyä liiketoiminnan ydinasioihin. Vahvat ja tehokkaat johtajat painottavat näinä ydinasioina mm. itsekuria, vastuuta, strategisia linjauksia, omien arvojen johtamista sekä työntekijöiden motivointia. Lisäksi nämä johtajat hallitsevat kuutta hyvän johtamisen perustehtävää: päätöksentekoa, suunnittelua, organisointikykyä, henkilöstönhallintaa, ohjaamista ja viestintää. Mutta se, mikä sitoo nämä tehtävät toisiinsa ollen tämän takia hyvän johtajuuden merkittävin tekijä, on tehokas viestintä.
Lyhyesti ja tieteellisesti määriteltynä johtamisviestinnällä tarkoitetaan ohjattua ja tarkoituksellista merkitysten siirtoa, jolla pyritään vaikuttamaan yksittäiseen ihmiseen, ryhmään, organisaatioon tai laajempaan yhteisöön. Johtamisviestinnässä on käytettävä laaja-alaisia viestintätaitoja ja –resursseja, joiden avulla pyritään ylittämään viestintää hankaloittavia esteitä. Näin pystytään luomaan ja jakamaan sellaisia viestejä, jotka johtavat, neuvovat, motivoivat tai inspiroivat kaikkia ihmisiä toimimaan. Johtamisviestinnän voidaan ajatella muodostuvan monikerroksellisista ja laaja-alaisista taidoista ulottuen aina strategian kehittämisestä, kirjoittamisesta ja puhumisesta näiden taitojen käyttöön monimutkaisissa organisaation toimintaan liittyvissä tilanteissa. Kun johtajan perspektiivi ja tehtäväalue laajenevat, tarvitsee hänen samalla myös kehittää omia viestintätaitojaan pystyäkseen toimimaan tehokkaasti laajemmissa ja monimutkaisemmissa organisaatioympäristöissä.
”Strategia on perusta, mihin kaikki tehokas viestintä rakentuu”
Johtamisviestinnän voidaan kuvitella muodostuvan kolmesta sisäkkäisestä kehästä: ydin-, esimies- ja organisaatiokehistä. Mitä korkeampaan hierarkkiseen asemaan organisaatiossa johtaja nousee, sitä monimutkaisemmiksi ja monimuotoisemmiksi hänen viestintähaasteensa tulevat. Näin hän samalla etenee myös viestintäkehältä toiselle. Johtamisviestinnän ydinkehällä viestinnän pääpaino on strategiassa. Strategia on perusta, mihin rakentuu koko viestinnän tehokkuus. Johtajien on kyettävä analysoimaan viestinnän kohteita erilaisissa tilanteissa sekä kehittää viestintästrategia, mikä helpottaa heidän viestintätavoitteittensa saavuttamista. Menestyminen johtamis- ja organisaatioviestinnässä riippuu viestinnän ydinosaamisalueiden hallinnasta.
Esimiesviestintä perustuu hyvään ydinviestintätaitojen hallintaan ja niiden käytön toimivuuteen. Esimiesviestintään kuuluu mukaan tietoja ja taitoja, jotka liittyvät muiden johtamiseen, pariviestinnästä ryhmien johtamiseen sekä myös laajemman organisaation osan tai yksikön johtamiseen. Esimiesviestinnän alueeseen kuuluu mukaan mm. tunneäly, vuorovaikutustaidot sekä monikulttuuristen erojen ymmärtäminen. Esimerkiksi kuuntelemisen taito on tärkeä osa esimiesviestintää, samoin myös tiimien ja palaverien johtaminen.
Organisaatioviestinnässä esimiesviestintä laajenee niihin kykyihin, joita tarvitaan organisaation johtamisessa sekä kyvyssä toimia laajemmissa toimintaympäristöissä. Viestinnästä tulee paljon monimutkaisempaa, kun johtajat siirtyvät sellaisiin tehtäviin, että heidän täytyy pohtia, miten heidän pitäisi viestiä organisaation sekä sisäisten että ulkoisten sidosryhmien kanssa. Tällä organisaatiokehälläkin kaikki viestintä perustuu strategiaan. mutta koska viestinnän kohdeyleisöistä tulee entistä monimuotoisempia ja suurempia, viestintästrategian rakentamisesta tulee myös haasteellisempaa. Tähän kehään sijoittuvista johtajista tulee omien organisaatioittensa kasvoja ja ääniä suurelle yleisölle.
”Hyväksi johtajaksi on lähes mahdotonta tulla olematta samalla myös hyvä viestijä”
Kuten jo edellä tuli esille, hyväksi johtajaksi on lähes mahdotonta tulla olematta samalla myös hyvä viestijä. Kommunikointitilanteessa taitavan viestijän erottaa epäonnistuvasta ”sekoilijasta” se, että viestiessään muiden kanssa hän tarkkaan ”lukee” ympäristöään ja muita ihmisiä. Tämä tarkoittaa, että hän omaa tunneälyä ja tätä kykyä hän hyödyntää kanssakäymisissään muiden ihmisten kanssa. Hän voi puhua esimerkiksi omista ajatuksistaan ja ideoistaan, mutta se tapahtuu niin, että hänen viestinsä samalla puhuttelee myös kuuntelijoiden tunteita ja pyrkimyksiä. Taitava viestijä ymmärtää myös lopettaa ajoissa, jos hän huomaa, että hänen asiansa ei ”uppoa” kuuntelijoihin tai sanoman sisältöä ei ymmärretä.
Mistä sitten tietää, että johtaja hallitsee viestinnän taidot? Tähän kysymykseen voi löytää lukuisia määritelmiä, mutta itse ajattelin seuraavassa tuoda esille muutamia tunnusmerkkejä asiasta. Ensimmäiseksi, hyvä johtaja ja hyvä viestijä ei käytä viestinnässään ”kaksihaaraista kieltä”. Hän ei siis viesti toista ja tarkoita toista, vaan pyrkii viestinnässään avoimuuteen, rehellisyyteen ja suorasanaisuuteen. Kukaan ei voi olla avoin sellaisten ihmisten kanssa, joihin he eivät luota. Jos taas ihmiset kokevat, että johtaja on heidän luottamuksensa arvoinen, he panostavat aikaansa ja ottavat myös riskejä kommunikoidessaan hänen kanssaan. Tämä luottamus ei kuitenkaan synny itsestään, vaan se on ensin ansaittava.
”Johtajallakin on tunteet ja näitä tunteita voisi joskus myös näyttää muillekin”
Toiseksi, hyvä johtaja on inhimillinen viestinnässään. Hän ei piiloudu viestinnässään ”korporatiivisen jargonin” ja tyhjien ilmaisujen taakse, vaan pyrkii kommunikoinnissaan persoonalliseen, henkilökohtaiseen ja muita ihmisiä kiinnostavaan ilmaisuun. Hänen tarkoituksenaan on saada aikaan dialogia, ei monologia! Joku viisas sanoi aikoinaan kuvaavasti: ”Ihmisiä ei kiinnosta, kuinka paljon tiedät asiasta ennen kuin he huomaavat, kuinka paljon sinä välität siitä.” Johtajallakin on tunteet ja näitä tunteita voisi joskus myös näyttää muillekin. Se ei tee ketään heikoksi ja vie pois heidän arvostustaan, vaan pikemminkin toisinpäin.
Kolmanneksi, hyvä viestijä on yksiselitteinen, tarkka ja selkeä. Aika ei ole koskaan ollut ihmiskunnan historiassa niin tärkeä hyödyke kuin nykyään. Tämän takia on tärkeää, että johtajat viestivät lyhyesti ja ytimekkäästi tuoden selkeästi esille viestinsä sisällön ydinkohdat. Samaa he odottavat myös muilta.
”Hyvä johtaja ottaa jokaisen vuorovaikutustilanteen vastaan ”palvelijan sydämellä”
Neljänneksi, hyvät viestijät keskittyvät antamaan itsestään enemmän kuin he ”riistävät” muilta. Parhaimmat viestijät eivät ainoastaan ole taitavia oppimaan ja keräämään tietoja muilta, vaan he ovat myös hyviä välittämään ideoita, linjaamaan odotuksia, innostamaan toimintaan sekä levittämään omaa visiotaan. Hyvä johtaja ottaa jokaisen vuorovaikutustilanteen vastaan ”palvelijan sydämellä”. Hän haluaa antaa itsestään täyden panoksen asioiden eteenpäin viemiseksi.
Viidenneksi, hyvät johtajat pitävät mielensä avoimina uusille mahdollisuuksille. Mielensä sulkeminen uusilta asioilta ja mahdollisuuksilta on usein suurin este kehittymiselle. Pitämällä mielensä avoimena johtajat myös mielellään kohtaavat ne henkilöt, jotka vastustavat uudistuksia ja uusia ideoita. Tässä heidän motiivinsa ei ole se, että yrittävät pakottaa heidän mielipiteitään vastustavia ihmisiä muuttamaan kantaansa, vaan enemmänkin se, että näin he oppivat ymmärtämään vastapuolen mielipiteiden takana olevat syyt ja perusteet. Avoin dialogi kritisoijien kanssa haastaa ja kehittää hyvää johtajaa. On hyvä muistaa, että tärkeintä tässä ei ole itse mielipide, vaan enemmänkin halu keskustella asiasta avoimin mielin ja oppia siitä.
”Hyvä johtaja osaa välillä olla hiljaa ja kuunnella muita”
Kuudenneksi, hyvä johtaja osaa välillä olla hiljaa ja pystyy näin keskittymään kuuntelemaan muita. Hän tietää, milloin on oikea hetki vaieta, hiljentyä tai olla itse äänessä. Hän ei halua laatia ”ukaaseja” ja monologeja, vaan pyrkii aitoon vuorovaikutukseen muiden ihmisten kanssa.
Seitsemänneksi, hyvä johtaja korvaa itsekeskeisyyden empatialla. Kun viestintä tapahtuu vilpittömästi ja toiset huomioonottamalla. tulokset ovat paljon parempia kuin silloin, jos viestintä tapahtuu omaa egoa korostavalla ylimielisellä asenteella. Empaattiset viestijät tuovat esille aitoutta ja läpinäkyvyyttä. Jos tämä viestinnän periaate ymmärretään oikein, voi se muuttaa kiukun kunnioitukseksi ja epäilyksen luottamukseksi.
Kahdeksanneksi, hyvä viestijä kykenee lukemaan ”rivien välistä”. Hyvällä johtajalla on hämmästyttävä kyky ymmärtää ne asiat, mitä ei suoraan sanota tai kuulla. Hänellä ei ole tarvetta jakaa jatkuvaa ja muita turruttavaa ”argumenttioksennusta”, vaan hän tarkkaavaisesti seuraa muita, oppii heidän toiminnastaan ja käyttäytymisestään sekä puuttuu tilanteeseen ja asiaan, kun on tarvetta. Tällä tavoin hän laajentaa omaa tietoisuuttaan sekä saa myös muut kunnioittamaan itseään ja mielipiteitään.
Yhdeksänneksi, Kun hyvä johtaja kommunikoi, tuntee hän hyvin myös sen asian, mistä hän viestii. Hän ymmärtää, että kenelläkään ei nykyaikana ole aikaa ja kiinnostusta kuunnella sellaista ihmistä, joka ei tuota mitään lisäarvoa käsiteltävään asiaan. Hän tietää, että tärkeintä ei ole se, mitä hän viestii, vaan miten hän viestii, Sisältö ja sisällön syvyys on paljon merkittävämpää kuin pelkkä viestin rakenne ja muoto.
Kymmenenneksi, hyvä viestijä osaa yksilöidä viestinsä oikein. Johtajilla ei aina ole mahdollisuuksia kommunikoida yksilöiden kanssa kahden kesken, ryhmien koot voivat vaihdella suurestikin muutamasta ihmisestä satoihin tai jopa tuhansiin ihmisiin. Hyvillä johtajilla on tästä huolimatta taito muotoilla ja esittää viestinsä suurellekin yleisölle niin, että viestin vastaanottajat saavat tunteen siitä, että viesti on suoraan osoitettu jokaiselle yksilölle henkilökohtaisesti.
”Maailman- ja yrityshistorian suuret johtajat ovat olleet lähes poikkeuksetta myös hyviä viestinnässään”
Tätä hyvien johtajien viestintätaitolistaa voisi jatkaa vielä pitemmällekin, mutta päätin ottaa listalleni esille niitä asioita, joita itse koen merkittäviksi. Tietysti joku voisi tähän todeta, että tarvitseeko hyvä johtaja ehdottomasti hyviä viestintä- ja vuorovaikutustaitoja. Olihan mm. Applen perustaja Steve Jobskin hyvä johtaja, vaikka hän oli erittäin hankala ihminen kommunikoidessaan mm. oman henkilöstönsä kanssa. Mielestäni Steve Jobsia kuitenkin voidaan pitää hyvän’ viestijänä. Hän uskoi omaan ”juttuunsa” ja sai myös muut uskomaan siihen. Samalla Jobs oli loistava strategi ja hyvä muiden ihmisten motivoija ja innostaja. Firman henkilöstöhallinto oli kovilla hänen johtamisaikanaan, mutta Steve oli palkannut sinne sellaisia ihmisiä, jotka kykenivät tasoittamaan hänen ”hankalan ihmisen” toimintaansa suhteessa Applen henkilöstöön. Kun yleisellä tasolla tarkastelee maailmanhistorian ja yrityshistorian suuria johtajia, havaitsee, että lähes poikkeuksetta he ovat olleet myös hyviä viestinnässään. He ovat itse valinneet suuntaviivat, mihin ovat taitojaan käyttäneet eli joko hyvään tai pahaan tarkoitukseen. Esimerkkeinä voisi mainita vaikkapa Hitlerin ja Stalinin. Molemmat johtajina ollessaan hallitsivat myös viestinnän, muta käyttivät taitojaan lähinnä pahaan tarkoitukseen. Lisäksi molemmilla edellä mainituilla johtajilla oli oman toimintansa tukena hyvin rakennettu propagandakoneisto. Päinvastaisia esimerkkejä on myös olemassa, kuten Mahatma Gandhi ja Nelson Mandela. Molemmat hallitsivat hyvin viestinnän taidot ja mahdollisuudet, mutta käyttivät taitojaan pääasiassa rauhanomaiseen tarkoitukseen Gandhin pyrkiessä vapauttamaan Intiaa Ison-Britannian siirtomaavallasta ja Mandelan Etelä-Afrikkaa apartheidin ikeestä.
Meillä Suomessa ei johtajien viestintätaitoja vielä mielestäni tarpeeksi hyvin arvosteta, tosin reaaliaikaisen viestinnän ja sosiaalisen median tuoma paine tuo jatkuvasti lisäpotkua myös johtajien viestintätaitojen arvostuksen nousulle. Tämä koskee sekä poliittista johtamista että myös organisaatioiden johtamista. Nykyjohtaja ei voi olla enää nurkissa viihtyvä mököttävä tuppisuu, vaan hänen pitää olla viestinnässään aktiivinen ja avoin.
Esa Lehtinen
Tarvittaessa olen valmis pitämään innostavia teemaluentoja erilaisissa organisaatioissa niin johtajuudesta, johtamisen eri alueista kuin myös työyhteisöjen toiminnan kehittämisestä. Näitä luentoja on mahdollista pitää myös etäluentoina. Yhteyttä minuun voi ottaa joko puhelimitse: 0500-699818 tai sähköpostitse esa.lehtinen@kec.fi