Tiimityöstä keskusteltaessa usein keskitytään muutamaan keskeiseen tiimitoiminnan perusasiaan, kuten esimerkiksi tehokkaaseen viestintään, yhteisiin tavoitteisiin, keskinäiseen luottamukseen sekä kykyyn ja haluun ratkaista ongelmia. Tietenkin näitä asioita voidaan pitää erittäin tärkeinä asioina vahvojen tiimien luomisessa, mutta jostain syystä tehokkaasta tiimitoiminnasta puhuttaessa usein tuntuu liiankin helposti unohtuvan vahvan ja tehokkaan johtamisen merkitys.
”Tehokkaimmat tiimit syntyvät usein spontaanisti silloin, kun ihmiset kohtaavat työssään sellaisia suoritushaasteita, jotka luonnostaan inspiroivat ihmisiä tehostamaan yhteistyötään”
Ennen kuin lähden pohtimaan tiimitoimintaa johtajuuden kannalta, on syytä palauttaa mieleen, että mihin perusasioihin tehokas tiimitoiminta oikein perustuu? Olen luonut yksinkertaisen (ja yksinkertaistetun) kuusikohtaisen toimintamallin, jonka noudattaminen edesauttaa tehokkaan tiimityön luomista. Ensimmäiseksi on hyvä muistaa, että usein tehokkaimmat tiimit syntyvät spontaanisti silloin, kun ihmiset kohtaavat työssään sellaisia suoritushaasteita, jotka luonnostaan inspiroivat ihmisiä hakeutumaan yhteistyöhön muiden ihmisten kanssa. Nämä haasteet voivat olla organisaatioon kohdistuvia sisäisiä tai ulkoisia muutospaineita, kuten esimerkiksi paine yrityksen taloudellisen tuloksen parantamiseksi, asiakkaiden muuttuvien tarpeiden tuomat haasteet, uhka ulkoisen kilpailun tiukentumisesta ja tuotteiden laatuvaatimusten kiristyminen. Tällaisissa tilanteissa yhteistyön lisääntyminen saa aikaan usein loistavia spontaanisti toimivia tiimejä.
Toiseksi, jos organisaation johto haluaa tietoisesti kehittää toimintaansa tiimiorganisaatioksi, on sen löydettävä selkeä, pelkästään oman organisaation kulttuuriin, strategiaan ja arvoihin perustuvat vastaukset kysymyksiin: ”Mikä on tiimien tarkoitus?” ”Minkälaiset tiimit sopivat juuri meille?” Oikeiden vastausten löytäminen näihin kysymyksiin edellyttävät sitä, että organisaation johdolla itsellään on selkeä kuva tiimitoiminnan perusperiaatteista ja ideologiasta.
Kolmanneksi, organisaatioon olisi saatava aikaan tiimityöskentelyä arvostava ja tiimitoiminnan perusteita ymmärtävä ilmapiiri. Tämän myönteisyyden aikaansaaminen edellyttää jatkuvaa ja mielellään proaktiivista avointa tiedonkulkua sekä avointa keskustelukulttuuria eri henkilöstöryhmien kesken. Johdon tulee avoimesti kertoa omat perusteensa tiimitoimintaan siirtymiseen sekä edesauttaa henkilöstönsä motivoitumista muutoksen aikaansaamisessa. Samoin johdon on otettava huomioon myös henkilöstön mielipiteet ja mahdolliset pelot asiasta, kestettävä usein muutokseen liittyvä kritiikki sekä kyettävä rakentavasti ja luottamusta herättäen reagoimaan ihmisten epätietoisuuteen ja epäluuloisuuteen. Henkilöstön valmentamisen avulla kyetään vastaamaan jo moniin esille tuleviin kysymyksiin. Lisäksi valmennukseen tulee liittää organisaation omien sisäisten tiimivalmentajien koulutus. Heidän tehtäviinsä kuuluu kyetä vastaamaan tiimityön haasteisiin sekä tiimien jäsenten kysymyksiin tiimien toiminnan lähtiessä liikkeelle.
Neljänneksi, tiimitoiminnan kehittämisen alussa ja tiimejä muodostettaessa on erittäin tärkeää määritellä tiimeille selkeästi niiden valta- ja vastuualueet. Perusperiaatteena tulee olla se, että tiimeille annettavan vallan ja vastuun tulee olla tasapainossa keskenään. Lyhyesti kerrottuna tämä tarkoittaa sitä, että jos tiimeille halutaan antaa paljon vastuuta omasta työalueestaan, tulee heille antaa myös valtaa päättää asioistaan vastaavassa suhteessa, ja tietenkin myös päinvastoin. Tässä tilanteessa on hyvä laatia jonkinlainen tiimisopimus, jonka kumpikin osapuoli, eli tiimitoiminnan johtaja ja tiimit, yhdessä hyväksyvät ja johon molemmat osapuolet sitoutuvat.
Viidenneksi, tiimitoiminnan järkeistämiseksi jokainen tiimi luo toiminnalleen mielekkään, koko organisaation visioon ja strategiaan perustuvan päämäärän. Tämän pohjalta voidaan sitten luoda jokaisen tiimin yhteiset tavoitteet, joihin kaikki tiimien jäsenet sitoutuvat. Tämän jälkeen tiimeissä luodaan yhteinen oman toiminnan järkeistämiseen liittyvät toimintamallit sekä kaikkia niiden jäseniä koskevat sitovat pelisäännöt.
Kuudenneksi, eikä missään tapauksessa vähäisimpänä kohtana, kussakin tiimissä on käytävä läpi myös tiimin sisäiset valta- ja vastuusuhteet. Tämä on erityisen tärkeää silloin, jos esimies toimii tiimissä yhtenä sen jäsenenä. Jos nimittäin puhutaan todellisesta tiimityöstä, kuten esimerkiksi itseohjautuvasta tiimistä, niin esimies ei tiimin sisällä toimi esimiesroolissa, vaan hän on yksi tiimin jäsen muiden joukossa. Esimies voi tällöin toimia tiimin vetäjänä, mutta ei missään tapauksessa tiimin hierarkkisena johtajana. Tähän kohtaan järkevän ratkaisun löytäminen onkin usein merkittävä tiimin toiminnan suunnan ja luonteen takia.
”Hyvällä tiimien johtamisella on suuri merkitys tiimien onnistumiseen”
Nykyään käytävissä tiimikeskusteluissa, etenkin puhuttaessa itseohjautuvista tiimeistä, keskitytään puhumaan tiimeistä demokraattisina yksikköinä, joissa jokainen tiimin jäsen sitoutuu antamaan oman panoksensa tiimiprojektin aikaansaamiseksi. Tämä tietenkin on totta, mutta pitää samalla muistaa, että myös hyvällä tiimien johtamisella on suuri merkitys tiimien onnistumiseen. Ilman vahvaa johtajuutta tiimien toiminnan perusta usein sortuu varsin nopeasti. Esimerkiksi itseohjautuvissa tiimeissä johtamisen avulla luodaan edellytykset tiimien tehokkaalle toiminnalle. Lisäksi pitää aina muistaa, että pitkälle viedystä itseohjautuvuudesta huolimatta organisaation ylimmällä johdolla on lopullinen vastuu toiminnasta.
”Hyvä johtajuus vie tiimitoimintaa eteenpäin ”
Jostain syystä monet ihmiset tuntuvat ”kuitenkin seuraamieni tiimeistä käytyjen keskusteluiden pohjalta kuvittelevan, että tiimit voivat toimivat tehokkaasti ilman johtajaa, tai vetäjää, mitä termiä nyt halutaankin tässä yhteydessä käyttää. Heidän mielestään tasavertaisessa tiimissä ei voi olla johtajaa. Asia ei kuitenkaan mielestäni ole näin yksinkertainen, sillä pahimmassa tapauksessa tästä ”johtajattomuudesta” seuraa valtatyhjiö, joka taas voi johtaa valtataisteluun tai jopa kaaokseen. Toki tähän sääntöön on olemassa myös poikkeuksia, sillä on olemassa myös tiimejä jossa tiimin jäsenet ovat ymmärtäneet tiimityön perusajatuksen oikein eli tasapuolisen ja oikeudenmukaisen vallan ja vastuun jakamisen tiimin jäsenten kesken. Yleisesti ottaen on kuitenkin sanottava, että hyvä johtajuus vie tiimitoimintaa eteenpäin. Lisäksi puhuttaessa johtajuudesta tiimityössä, lisää haasteellisuutta se, että todellisessa tiimitoiminnassa, kuten esimerkiksi itseohjautuvien tiimien kohdalla, johtajuutta ei voi kohdistaa pelkästään yhteen henkilöön eli tiimiesimieheen tai tiimitoiminnan johtajaan. Tällä tarkoitan sitä, että jokaisen tiimin jäsenenkin on hallittava johtajuuden periaatteet ja kyettävä ottamaan johtajuus itselleen tilanteiden sitä edellyttäessä.
”Hyvä tiimin johtaminen tekee tiimien päätöksenteosta yksinkertaisempaa, jämäkämpää sekä tehokkaampaa kuin johtajattomissa tiimeissä”
Mikä sitten on hyvän johtajuuden merkitys tiimien toiminnalle? Ensinnäkin, hyvän johtajuuden avulla huolehditaan siitä, että jokainen tiimin jäsen ottaa vastuun tiimin toiminnasta eikä näin pääse piiloutumaan muiden tiimin jäsenten selän taakse ”vapaamatkustajaksi”. Toiseksi, tiimien johtamisessa ei ole kyse vallan keskittämisestä, vaan enemmänkin oikeanlaisesta vallan hajauttamisesta. Tämä edellyttää sitä, että johtamisessa on kyettävä luottamaan tiimin jäsenten osaamiseen ja ammattitaitoon. Keskinäisen luottamuksen avulla tiimiesimiehet kykenevät voimaannuttamaan tiimin jäseniä heille määrättyjen tehtävien suorittamisessa. Lisäksi luottamukseen liittyy läheisesti tiimin jäsenten lisääntyvä vapaus tehdä työnsä mahdollisimman itsenäisesti siirrettäessä päätöksentekoa tiimeille. Tämä taas lisää tiimin jäsenten entistä parempaa sitoutumista työhönsä ja omaan organisaatioonsa. Kolmanneksi, hyvä tiimien johtajuus nopeuttaa ja virtaviivaistaa tiimien päätöksentekoprosessia. Näin tiimit kykenevät välttämään valtataistelut, jotka ovat varsin yleisiä ”johtajattomissa” tiimeissä. Hyvä tiimin johtaminen tekee tiimien päätöksenteosta yksinkertaisempaa, jämäkämpää sekä tehokkaampaa kuin johtajattomissa tiimeissä. Neljänneksi, tehokas tiimijohtajuus edesauttaa tiimiprojektien edistymisen. Ilman selkeää johtajuutta ryhmän keskittyminen suorittamaan tehtäväänsä ei aina ole helppo asia. Tämän vuoksi jonkun on otettava vastuu tiimin mission toteutumisesta sekä oikean suunnan löytämisestä. Hyvän tiimijohtamisen avulla saadaan kaikki tiimin jäsenet ymmärtämään yhteiset tavoitteet projektin onnistumiseksi, asettamaan projektille selkeät aikataulut, määrittelemään tiimin jäsenten roolit ja vastuualueet sekä pitämään suunnan kohti tavoitteita selkeänä.
Hyvä johtaja kykenee antamaan paljon tiimien onnistumiselle. Ensimmäiseksi, hyvä johtaja luo toimintaympäristön, jossa rohkaistaan ihmisiä olemaan avoimia ja rehellisiä viestinnässään. Tämä tietenkin koskee myös johtajaa itseään, sillä hänen esimerkkinsä antaa mallin myös muille työyhteisön jäsenille. Hän pyrkii selvittämään kaikki viestinnän esteet ja pitää mielensä avoimena kaikille ihmisille heidän mielipiteistään huolimatta.
Toiseksi, hyvä johtaja kykenee luomaan yhdessä tiimin jäsenten kanssa kaikille yhteiset tavoitteet. Yhteisten tavoitteiden aikaansaaminen ehkä tuntuu helpolta ja yksinkertaiselta asialta, mutta tosiasiassa niiden tiellä on usein monia esteitä. Tärkeintä on se, että tavoitteet ovat selkeitä ja toimintaan innostavia. Lisäksi ne pitää myös myydä koko tiimille niin, että kaikki ymmärtävät ja sisäistävät ne.
Kolmanneksi, hyvässä tiimissä otetaan tavaksi juhlia tiimin onnistumisia ja menestystä. Hyvä johtaja luo tiimeihin ilmapiirin, jossa nämä onnistumiset huomioidaan niin, että kaikki pääsevät jakamaan nämä tärkeät yhteiset onnistumisen hetket. Ne nostavat tiimin tehokkuuden entistä korkeammalle tasolle.
Neljänneksi, hyvä tiimin johtaja sallii tiimin jäsenten itse löytämään ratkaisut tiimityön esteisiin ja ongelmiin. Hän ei heti tuo esille omia ratkaisujaan, vaan antaa tiimin jäsenille aikaa löytää omat ideansa ja tuoda esille omat ratkaisuajatuksensa tiimin kohtaamiin haasteisiin. Näiden löytyminen voimaannuttaa tiimiä sekä lisää sen jäsenten itseluottamusta ja uskoa tiimin onnistumiseen tehtävissään.
Viidenneksi, hyvä johtaja tarjoaa tiimilleen riittävät resurssit ja tarvittaessa myös valmennusta. Tämä asia ehkä tuntuu itsestään selvältä, mutta toisinaan johtajat eivät aina huomaa sitä, että jotkut tiimin jäsenet tarvitsevat lisätietoa ja –valmennusta kyetäkseen toimimaan mahdollisimman tehokkaasti tiimeissään. Tällainen lisävalmennus vaikuttaa varsin nopeasti tiimin toiminnan tehokkuuden lisääntymiseen.
Kuudenneksi, Hyvä johtaja tuo esille johtajuutensa, ei mikromanageeraamalla ja puuttumalla tiimien toiminnan yksityiskohtiin, vaan luomalla tiimeille hyvät toimintaedellytykset suorittaa omat tehtävänsä sekä tarvittaessa ohjaamalla tiimejä oikeaan suuntaan kohti tavoitteiden toteutumista.
Seitsemänneksi, hyvä johtaja on toiminnassaan johdonmukainen ja uskottava. Jos hän lupaa tehdä jotain, hän myös toteuttaa lupauksensa. Jos hän laistaa päätöksistään, niin hän samalla kaivaa maata pois tiimin yhtenäisyyden alta, mikä taas vaikuttaa selvästi tiimin tehokkuuteen heikentäen sitä. Sen sijaan osoittamalla johdonmukaisuutta ja olemalla uskottava näyttää hän kaikille olevansa tilanteiden tasalla.
Kahdeksanneksi, hyvä johtaja kykenee osoittamaan empatiaa. Esimerkiksi Simon Sinek on monesti sanonut luennoillaan ja kirjoituksissaan, että ”empatia on johtajan tärkein instrumentti hänen työkalulaatikossaan”. Johtajan tulee olla ihminen ihmiselle. Jo yksinkertaisesti kysymällä ”miten päivä on mennyt?” tai “onko kaikki kunnossa?” osoittaa hän välittävänsä tiimin jäsenistä. Näin tekemällä hän kykenee luomaan tiimiin hyvät ja toimivat ihmissuhteet.
Yhdeksänneksi, hyvä johtaja kykenee rakentamaan vahvat kahdenkeskiset henkilösuhteet tiimiinsä jäseniin. Hyvä keino rakentaa henkilösuhteita tiimissä on johtajan käymät kahdenkeskiset (one-to-one) keskustelut kunkin tiimin jäsenen kanssa. Näiden luottamuksellisten keskustelujen avulla johtaja kykenee, paitsi kehittämään henkilösuhteita, saamaan esille kunkin tiimin jäsenen mahdollisia kehitystarpeita sekä nostamaan esille asioita, jotka estävät tiimin jäsentä saada aikaan entistä parempia tuloksia. Kuuntelemalla ja keskustelemalla rehellisesti työntekijöiden kanssa rauhassa, saa johtaja työntekijöistään enemmän irti.
Vielä kymmenenneksi, hyvä johtaja osoittaa arvostavansa ja kunnioittavansa tiimin jäseniä. Tätä arvostusta ja kunnioitusta voidaan osoittaa monella eri tavalla, kuten olemalla rehellinen ja luotettava, sitoutumalla tiimin toimintaan sekä tekemällä työtä yhdessä heidän kanssaan. Lisäksi arvostusta voidaan osoittaa myös kuuntelemalla tiimin jäsenten mielipiteitä, ottamalla vastaan heidän ajatuksiaan ja ideoitaan sekä myöntämällä omat virheensä. Hyvä johtaja ymmärtää, että työntekijöiden arvostusta ei saa automaattisesti, vaan se on ansaittava omien tekojen avulla.
”Tiimit kaipaavat oikeanlaista ja hyvää johtamista, jonka avulla tiimeistä on mahdollista saada parhaimmat tehot irti”
Kaiken johtamisen pääperiaatteena on se, että ”ihminen johtaa toista ihmistä”. Tosiasia on kuitenkin, että on olemassa erilaisia johtajia: niin huonoja kuin hyviäkin. Hyvät johtajat tiedostavat rajallisuutensa ja ymmärtävät, että kukaan meistä ihmisistä ei voi olla täydellinen ja kaikkitietävä. Tämän vuoksi he koko ajan pyrkivät oppimaan jotain uutta ja kehittämään omia taitojaan ja ominaisuuksiaan niin johtajana kuin myös ihmisenä yleensä. Tiimitkin muodostuvat ihmisistä, joilla kaikilla on potentiaalia kehittyä, jos heille annetaan mahdollisuudet siihen. Hyvät johtajat löytävät tämän potentiaalin ja saavat näin tiimeistään enemmän irti. Sitten tietenkin vielä voidaan puhua hyvistä johtajista ja huippujohtajista. Amerikkalaisen suuryrityksen Lockheed Martinin johtaja Marillyn Hewson toi tämän eron hyvin esiin sanoessaan eräässä haastattelussaan mainiosti näin: ”Hyvät johtajat organisoivat ja kertovat ihmisille, mitä heidän pitää tehdä. Sen sijaan huippujohtajat motivoivat ja inspiroivat ihmisiä kertomalla, miksi he tekevät sitä. Näin he ilmaisevat työn tarkoituksen. Tämän on avain siihen, että saadaan aikaan todellisia muutoksia.” Tehokasta tiimityötä ei siis tehdä käskyttämällä tai mikromanageeramisella, mutta ei myöskään jättämällä tiimit yksin selviytymään. Tämän vuoksi tiimit kaipaavat oikeanlaista ja hyvää johtamista, jonka avulla tiimeistä on mahdollista saada parhaimmat tehot irti.
Esa Lehtinen
Tarvittaessa olen valmis pitämään innostavia teemaluentoja erilaisissa organisaatioissa niin johtajuudesta, johtamisen eri alueista kuin myös työyhteisöjen toiminnan kehittämisestä. Näitä luentoja on mahdollista pitää myös etäluentoina. Yhteyttä minuun voi ottaa joko puhelimitse: 0500-699818 tai sähköpostitse esa.lehtinen@kec.fi