Aina välillä tuntuu siltä, että näin ylikorostuneen yksilöllisyyden aikakautena yhteisöllisyydestä puhumisesta on tullut eräänlainen ”so last season” –juttu, jonka eteen vannotaan, mutta josta ei haluta paljoakaan keskustella. Tai ehkä paremmin sanottuna, yhteisöllisyyttä pidetään esillä virallisissa palopuheissa ja organisaatioiden arvoissa, mutta käytännössä siihen ei kiinnitetä paljoakaan huomiota. Tällä tarkoitan sitä, että riippumatta virallisista yhteisöllisyyttä mainostavista sloganeista ja puheista, organisaatioiden käytännön toimenpiteissä korostetaan enemmänkin yksilöllisyyttä, esimerkiksi johtamisessa, palkkausjärjestelmissä, tavoitteissa ja työn organisoinnissa.
”Yhteisöllisyys on voima, joka vie organisaatiota yhteistyöllä parempiin saavutuksiin ja tuloksiin”
Yhteisöllisyys on kuitenkin parhaimmillaan tehokas moottori, joka vie organisaatiota eteenpäin kohti parempia saavutuksia ja tuloksia. Sen arvoa ei voi koskaan väheksyä. Mitä siis yhteisöllisyydellä oikein tarkoitetaan? Se voitaisiin määritellä lyhyesti vaikkapa näin: ” Yhteisöllisyydellä tarkoitetaan tunnetta siitä, että ryhmän jäsenet kokevat yhteenkuuluvuutta toinen toisiinsa ja ryhmäänsä. Lisäksi heillä on yhteinen usko, että jäsenten tarpeet täyttyvät parhaiten sitoutumalla yhteen”.
Yhteisöllisyyden kokemiseen vaikuttaa neljä tekijää. Ensimmäisenä voidaan pitää ryhmän jäsenyyttä. Ryhmän jäsenyydellä tarkoitetaan joko kuulumista johonkin ryhmään tai ainakin tunnetta siitä, että ko. ryhmä toimii yksilölle viiteryhmänä, johon on helppo samaistua. Ryhmän jäsenyyteen kuuluu mukaan viisi määrettä: ryhmän rajat, emotionaalinen turvallisuus, tunne yhteenkuuluvuudesta ja samaistumisesta, henkilökohtainen panostaminen ryhmään sekä yhteinen tunnusjärjestelmä. Näin ryhmän jäsenyydellä ja rajojen asettamisella on merkitystä sille, että ryhmän jäsenet voivat kokea jotain yhteistä ja erityistä sekä kykenevät luottamaan toisiinsa. Näin he ovat valmiita panostamaan ryhmäänsä sekä sitoutumaan sen toimintaan.
”Jäsenet, jotka tunnustavat, että muiden tarpeilla, arvoilla ja mielipiteillä on merkitystä heille, ovat eniten vaikutusvaltaa omaavia ryhmän jäseniä”
Toisena yhteisöllisyyden kokemisen elementtinä voidaan pitää vaikutusvaltaa eli tunnetta siitä, että ihmisellä on merkitystä ryhmässä. Tätä vaikutusvaltaa voidaan pitää kahdensuuntaisena, sillä ryhmän jäsenillä on oltava tunne siitä, että he pystyvät vaikuttamaan yhteisöönsä, toisaalta myös yhteisöllä on vaikutusta sen yksittäisiin jäseniin. Yhteisössä toteutuu myös se periaate, että ne jäsenet, jotka tiedostavat, että muiden tarpeilla, arvoilla ja mielipiteillä on merkitystä heille, ovat eniten vaikutusvaltaa omaavia ryhmän jäseniä. Ne jäsenet taas, jotka yrittävät kaapata itselleen vaikutusvaltaa, dominoimalla muita eivätkä näin välitä muiden toiveista ja mielipiteistä, ovat usein vähiten vaikutusvaltaa omaavia yhteisön jäseniä.
Kolmantena yhteisöllisyyden elementtinä voidaan pitää yhdentymistä ja tarpeiden täyttymistä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jos yhteisöön liittyminen täyttää ryhmän jäsenen liittymiselle asettamat toiveet, kokee hän ryhmän itselleen hyödylliseksi. Tämä vahvistaa ajatusta siitä, että yhteisön, kuten minkä tahansa muunkin tuotteen, on ratkaistava ongelmia sen jäsenten puolesta, jotta heidän kannattaa käyttää aikaansa siihen ja panostaa sen toimintaan. Tämän takia yhteisön on palkittava jäseniään jollain tavoin, jotta he jatkossakin panostaisivat yhteisön toimintaan. Yhteisön johdon onkin tiedostettava mahdollisimman hyvin, minkälaisia palkkioita sen jäsenet eniten kaipaavat.
”Yhteinen kokemus vaikeasta tilanteesta ja siitä selviämisestä on saanut aikaan vahvan tunnesiteen yhteisön jäsenten keskuudessa”
Neljäntenä yhteisöllisyyden tärkeänä elementtinä on jaettu emotionaalinen yhteys jäsenten kesken. Kaikilla terveillä ja kehityskelpoisilla yhteisöillä on tarina. Jäseniä yhdistää toisiinsa ja ryhmäänsä yhteisten kokemusten mukanaan tuoma historia sekä usko siitä, että heillä on tulevaisuudessa koettavana vielä lisää yhteisiä kokemuksia. Nämä kokemukset muodostavat pitkään kestävän tunneperäisen yhteyden yhteisön jäsenten kesken. Tämän vuoksi usein ne yhteisöt, jotka joutuvat käymään läpi kriisejä, ovat kriiseistä selvittyään paljon aikaisempaa vahvempia. Yhteinen kokemus vaikeasta tilanteesta ja siitä selviämisestä on saanut aikaan vahvan tunnesiteen yhteisön jäsenten keskuudessa. Tätä tunnetekijää voidaankin pitää vahvan yhteisön peruselementtinä.
”Yhteisöllisyyteen on saatava koko henkilöstö mukaan”
Sinänsä yhteisöllisyys työelämän organisaatioissa ei ole mikään uusi asia, mutta aina välillä tuntuu unohtuvan se tosiasia, että sen rakentaminen ei ole mikään pikkujuttu, vaan vaatii aikaa, kärsivällisyyttä ja suunnitelmallisuutta. Parhaiten yhteisöllisyyden rakentaminen alkaa siten, että organisaation johto kertoo asian merkityksen visiossaan, yhteisesti luoduissa arvoissa tai julkituoduissa tavoitteissa. Se voi käytännössä ilmetä eri tavoin, kuten esimerkiksi yhteishengen korostamisessa eri tilanteissa, turvallisuuteen ja työhyvinvointiin panostamisessa sekä vahvan organisaation sisäisen tukiverkon luomisessa. Tärkeää kuitenkin yhteisöllisyydessä on se, että se ei saa olla pelkästään organisaation yläpäästä tulevaa keinotekoista ja teennäistä paatosta ja iskulauseiden konemaista toistamista, vaan yhteisöllisyyteen on saatava koko henkilöstö mukaan. Tällöin yhteisöllisyydestä tulee arjen käytäntöihin, työilmapiiriin ja ihmissuhteisiin liittyvä normaalia ja jokapäiväistä toimintaa.
”Johdon pitää tiedostaa organisaation tärkeimmän voimavaran olevan osaava, motivoitunut ja yhteen hiileen puhaltava henkilöstö”
Miten sitten yhteisöllisyyttä organisaatioissa on mahdollista rakentaa? Rakentamisessa kaiken pohjana pitää olla se, että johdon pitää tiedostaa organisaation tärkeimmän voimavaran olevan osaava, motivoitunut ja yhteen hiileen puhaltava henkilöstö. Sekin on totta, että toisinaan voi olla haastavaa luoda työympäristö ja -ilmapiiri, mikä edistää työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta. Motivoidakseen itseään, johdon pitää kuitenkin ymmärtää, että henkilöstö on heijastuma organisaatiosta, sen brändistä ja maineesta. Tällä tarkoitan sitä, että se mitä työntekijät kertovat organisaatiosta omassa lähipiirissään oleville ihmisille, tai mitä he kirjoittavat siitä sosiaalisessa mediassa, on yhtä uskottavaa ja vaikuttavaa kuin se, mitä organisaation asiakkaat siitä sanovat. Yhteenkuuluvuuden tunne ja uskollisuus henkilöstön keskuudessa on mahdollista saavuttaa silloin, kun työntekijät kokevat, että heidän työtään arvostetaan sekä sillä on merkitystä tiimille ja koko organisaatiolle. Lisäksi on tärkeää, että työympäristö edistää ihmissuhteita ja ihmisten välistä yhteistyötä. Olen seuraavaan listaan luetellut joitakin käytäntöjä, jotka saavat työntekijät kokemaan itsensä arvostetuiksi ja jotka toteutuessaan lisäävät yhteenkuuluvuuden tunnetta organisaatiossa. Näitä ohjeita voi mikä tahansa organisaatio ja kuka tahansa johtaja ottaa käytäntöihinsä.
Toivota uudet tulijat tervetulleiksi. Aina sanotaan, että ensivaikutelma vaikuttaa pitkään myös tulevaisuudessa ihmisen käsityksiin ihmisistä ja erilaisista asioista. Näin tapahtuu myös organisaatioissa, kun niihin palkataan uusia työntekijöitä. Tämän takia uuden työntekijän työhönohjaukseen kannattaa panostaa. Jos työhönohjaus onnistuu hyvin, uusi työntekijä oppii nopeasti tuntemaan työpaikkansa kulttuurin, tavat, uudet työkaverinsa sekä yleensäkin tuntee itsensä tervetulleeksi. Jotenkin se on kummallinen asia, että vaikka on olemassa monia organisaatioita, joissa panostetaan erittäin hyvin työhönohjaukseen, on vieläkin olemassa lukuisia muita, joissa näin ei tehdä. Joskus sitä itsekin joutuu ihmettelemään näiden jälkimmäisten organisaatioiden johdon aivoituksia.
Rakenna koko organisaation kattava yhteishenki. Siiloutumista tapahtuu organisaatioissa silloin. kun osastot, yksiköt, tiimit tai toiminnalliset ryhmät työskentelevät eristyksessä toisistaan. Kun näin tapahtuu, sanoja ”Me” ja ”He” käytetään runsaasti niissä tilanteissa, kun yhteistyössä ilmenee ongelmia. Sen sijaan silloin, kun työntekijöillä on mahdollisuuksia ylittää näitä toiminnallisia rajoja ja ottavat yhteyttä toinen toisiinsa, rakentaa se tunnetta yhtenäisyydestä ja työtoveruudesta. Tämän takia organisaation johdon kannattaakin panostaa rajoja ylittävään toimintaan, esimerkiksi luomalla mahdollisuuksia työnkiertoon, kokoamalla eri toimintoihin kuuluvista ihmisistä tiimejä tai edistämällä toimintojen rajoja ylittävää ”pakan sekoittamista” pyytämällä työntekijöitä tutustumaan talon toimintaan sen eri osastoilla. Näin työntekijät oppivat näkemään organisaationsa toimintaa oman ”siilonsa” ulkopuolella sekä he saavat mahdollisuuden tutustua muihinkin ihmisiin kuin omiin lähimpiin työkavereihinsa. Lisäksi tämä auttaa työntekijöitä ymmärtämään, että laajentamalla omia verkostojaan organisaation sisällä, on siitä apua myös heidän omassa työssään ja ammatillisessa kehittymisessään.
”Kunnioita, luota ja arvosta henkilöstöäsi”
Kunnioita, luota ja arvosta henkilöstöäsi. Luottamus on luotu silloin, kun ihmisen todelliset arvot näkyvät hänen sanojensa ja toimintansa välityksellä. Henkilöstö tuntee yhteenkuuluvuutta, kun heidän omat henkilökohtaiset arvonsa ovat yhteneväisiä organisaation todellisten arvojen ja toimintaa ohjaavien periaatteiden kanssa. Kun henkilökohtaiset arvot ovat samansuuntaisia organisaation arvojen kanssa, sanat ja käytännön toiminta ovat parhaimmillaan myös samassa linjassa toistensa kanssa. Tämän vuoksi organisaation johdon pitääkin luoda luottamuksen ja kunnioituksen kulttuuri tuomalla positiivisessa hengessä esille sellaisia yksilöitä, tiimejä tai osastoja, jotka toimivat ja puhuvat aivan arvojen mukaisesti. Tietenkin samoin on hyvä myös puuttua, ensin tietenkin hienovaraisesti, myös niihin ”kaidalta polulta poikkeaviin”, jotta he muistaisivat ottaa huomioon yhteiset arvot toiminnassaan. Tätä kaikkea vahvistaisi hyvin myös se, että jokainen johtaja muistuttaisi kollegoitaan ja työntekijöitään siitä, että häntä itseäänkin voi aivan hyvin muistuttaa, jos hän jostain syystä käyttäytyy yhteisiä arvoja vastaan.
Näytä arvostavasi työntekijöitäsi. Näytä työntekijöillesi, että todella välität, arvostat ja kunnioitat heitä. Jopa niinkin pieni asia kuin sanomalla ”kiitos” tai ”ole hyvä” vievät asiaa pitkälle eteenpäin. Jokaisen johtajan pitää muistaa, että hänen pitää kohdella työntekijöitään niin kuin hän haluaisi itseäänkin kohdeltavan. Kaikki ihmiset tarvitsevat palautetta. Tämän vuoksi jokaiselle ihmiselle pitää antaa säännöllistä palautetta niin, että he näkevät heidän työllään olevan merkitystä. Tunnustusta voi antaa mm. hyvästä asiakaspalvelusta, uusista ideoista tai jopa pienistä asioista, joita ihmiset tekevät positiivisen ilmapiirin luomiseksi. Kun esimies oppii tuntemaan työntekijänsä yksilöinä paremmin, oppii hän myös näkemään minkälainen palaute, ja miten annettuna, sopii kullekin yksilölle parhaiten.
Luo kaikille yhteinen visio. Työntekijät kokevat tulevaisuuden paljon turvallisemmaksi, kun he kykenevät luottamaan omiin johtajiinsa ja heidän kykyihinsä ohjata organisaatiota kohti yhteistä päämäärää. Tämän takia johdon pitääkin varmistaa, että työntekijät tietävät, mikä organisaation visio on ja miten he sopivat mukaan strategiseen suunnitelmaan.. Työntekijöitä on lisäksi hyvä muistuttaa niin usein kuin on mahdollista yhteisestä visiosta ja sen merkityksestä, vaikka tuo ehkä joskus jonkun mielestä alkaa kuulostaakin paikallaan pyörivältä äänilevyltä. Tämä toisto on kuitenkin tärkeää, sillä joka kerta, kun työntekijöitä muistutetaan visiosta, muistutetaan samalla heitä myös siitä, että he ovat itse osa suurempaa kokonaisuutta. Tätä voidaan pitää yhtenä ihmisen perustarpeista.
Auta työntekijöitäsi sitoutumaan. Työntekijät ovat valmiita sitoutumaan työhönsä ja tukemaan organisaatiotaan, jos he pääsevät osallistumaan sen toimintaan ja kehittämiseen. Tärkeää tässä yhteydessä on myös se, että työntekijät pääsevät mahdollisimman paljon osallistumaan omaa työtään kokevaan päätöksentekoon Jos he kokevat, että heidän panostaan ei arvosteta eikä heitä osallistuteta, he eivät sitoudu työhönsä ja organisaatioonsa. Sen sijaan, jos työntekijät kokevat saavansa työnantajaltaan ja esimiehiltään arvostusta ja luottamusta, heidän halunsa sitoutua ja kantaa siten myös vastuuta lisääntyy huomattavasti.
Edistä vuorovaikutteista viestintää. Organisaatiossa on kehitettävä sellaisia toimintamalleja ja pelisääntöjä, jotka mahdollistavat vuorovaikutteisen viestinnän sekä tehokkaan palautekulttuurin syntymisen. Kaikista tärkeintä on saada jokainen ihminen ymmärtämään tehokkaan viestinnän periaatteet. Ne johtajat ja esimiehet, jotka ymmärtävät aktiivisen kuuntelemisen merkityksen ja keskittyvät kuuntelemaan muita ihmisiä sekä ovat tarpeen mukaan tavoitettavissa, saavat työntekijät kokemaan vahvaa yhteenkuuluvuuden tunnetta. Hyvä esimies on todellakin aina myös hyvä kuuntelija. Lisäksi organisaatiossa pitää panostaa mahdollisimman suoraan ja tehokkaaseen viestintään sekä viestien perillemenon varmistamiseen.
Investoi henkilöstön kehittämiseen. Kun organisaatiossa panostetaan työntekijöiden osaamisen ja ammattitaidon kehittämiseen, kokevat työntekijät työantajansa arvostavan heitä. Näin heidän motivaationsa paranee. Henkilöstön kehittäminen voi olla virallista ammatilliseen osaamiseen liittyvää tai epävirallista ihmisenä kehittymiseen liittyvää koulutusta tai valmennus- ja mentorointiohjelmiin osallistumista. Työntekijöiltä itseltään kannattaa säännöllisesti kysyä, minkälaisia kehittämistarpeita heillä on. Näin he näkevät työantajansa arvostavan heidän panostaan ja auttavan heitä saavuttamaan ammatilliset tavoitteensa. Työntekijät haluavat hyödyntää omat vahvuutensa ja kykynsä huippuunsa. Osalla heistä kiinnostus liittyy työhön, mutta osalla myös työn ulkopuolisiin asioihin. Tällöinkin työnantaja voi, ainakin hyväntekeväisyysasioiden ollessa kyseessä, osoittaa kiinnostuksensa heidän projekteihinsa antamalla esimerkiksi aikaa sen suorittamiseen. Tämänkaltainen positiivinen ele usein vahvistaa työntekijän uskollisuutta työnantajalleen sekä sitoutumista organisaatioon. Lisäksi se voi tuoda ”goodwilliä” organisaation toimintaa kohtaan.
Panosta työpaikan ihmissuhteisiin. Monien tutkimusten mukaan työntekijät kokevat tärkeäksi, että heillä on ystäviä työpaikassaan. Tämän vuoksi kannattaa organisaatioissa panostaakin sellaisen työympäristön luomiseen, joka tukee työpaikan ihmissuhteiden rakentamista. Monet tiimit haluavat työskennellä sellaisissa fyysisissä ympäristöissä, joissa ihmisten on helppo kommunikoida toistensa kanssa, jakaa ajatuksia ja uusia ideoita, tukea toinen toisiaan tai pelkästään kokea sosiaalisuutta. Monet organisaatiot innovoivat tilojaan nykyään paljon tehdäkseen niistä entistä viihtyisämpiä, miellyttävämpiä ja tarkoituksenmukaisempia. Lisäksi organisaatiot panostavat paljon nykyään myös työn ulkopuolisiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin, kuten esimerkiksi organisaation kesäjuhliin, pikkujouluihin, urheilu- ja kulttuuritapahtumiin sekä organisaation sisäisiin urheilukerhoihin. Näissä tilaisuuksissa ihmiset voivat luonnostaan tavata toisia saman organisaation jäseniä sekä luoda ihmissuhteita keskenään. Näin yhteisöllisyys lisääntyy henkilöstön keskuudessa.
”Yhteisöllisyyteen panostaminen ei ole mitään rakettitiedettä eikä vaadi suuria kustannuksiaan organisaation johdolta”
Kuten edellä tuli esille, yhteisöllisyyteen panostaminen ei ole mitään rakettitiedettä eikä vaadi suuria kustannuksiaan organisaation johdolta. Usein tärkeintä on se, että organisaation johto ymmärtää henkilöstön merkityksen organisaation menestyksekkäässä toiminnassa. Johdon pitää tajuta, että työssään ja työpaikassaan viihtyvä työntekijä on myös tuottava työntekijä. Ihminen on sosiaalinen eläin ja luonnostaan haluaa kuulua johonkin ryhmään. Me vietämme valtaosan arkipäiviemme valveillaoloajasta työssä ja siitä suuren osa työpaikallamme. Tämän vuoksi ei ole ihmekään, että meillä on luonnollista pitää työyhteisöämme yhtenä tärkeimmistä elämämme viiteryhmistä. Näin onkin aivan luonnollista, että oma työpaikka ja yhteisöllisyyden kokeminen linkittyvät toisiinsa. Miksi emme siis, puolin ja toisin, panostaisi tämän yhteenkuuluvuuden tunteen luomiseen.
Esa Lehtinen
Tarvittaessa olen valmis pitämään innostavia teemaluentoja erilaisissa organisaatioissa niin johtajuudesta, johtamisen eri alueista kuin myös työyhteisöjen toiminnan kehittämisestä. Näitä luentoja on mahdollista pitää myös etäluentoina. Yhteyttä minuun voi ottaa joko puhelimitse: 0500-699818 tai sähköpostitse esa.lehtinen@kec.fi