Kaikkihan muistavat ranskalaisen kirjailijan Alexandre Dumas’n kirjoittaman loistavan seikkailuromaanin ”Kolme muskettisoturia”, jossa muskettisoturit seikkailivat 1600-luvun Ranskassa. Näiden rohkeiden sotilaiden tunnuslause oli: ”kaikki yhden ja yksi kaikkien puolesta”. Työyhteisöissä voidaan hieman leikillisesti kolmena muskettisoturina pitää toistensa kanssa keskinäisessä riippuvuussuhteessa olevia Avoimuutta, Luottamusta ja Sitoutuneisuutta, ja vielä tässä järjestyksessä. Ilman avoimuutta ei voi syntyä luottamusta ja ilman sekä avoimuutta että luottamusta ei voi kukaan sitoutua työhönsä ja työyhteisöönsä.
”Tiedonkulun avoimuudessa esimiesten rooli on erittäin tärkeää”
Organisaatioissa avoimuus on yhdessä asiakastyytyväisyyden kanssa yleisimpiä ns. virallisia arvoja. Lyhyesti määriteltynä avoimuus arvona tarkoittaa kaiken toiminnan läpinäkyvyyttä, avointa kommunikointia, avointa yhteistyötä sekä avoimuutta organisaatiota, yksilöitä ja yhteisöä koskevassa päätöksenteossa ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Organisaatiokulttuurin laatua selvittävissä tutkimuksissa mm. avoin keskustelu työongelmista sekä avoin viestintä eri suuntiin nousevat työntekijöiden mielestä aina hyvää organisaatiokulttuuria kuvaavan listan kärkipäähän. Tässä tiedonkulun avoimuudessa on esimiesten rooli erittäin tärkeää, sillä esimiesten tehtävistähän suurin osa liittyy tiedon hallintaan. Esimiesten on tiedettävä, mikä tieto on elintärkeää työn tekemisen kannalta, mikä tieto taas ei ole akuuttia, mitä tietoa ei saa kertoa tietosuojan takia ja vielä, mikä tieto on taas täysin turhaa. Edellä mainittu avoimuuden määritelmä on periaatteessa selkeä ja yksinkertainen, mutta käytännössä asiassa on kuitenkin joskus mielenkiintoisia käytännön ”sovelluksia”. Seuraava oma esimerkkini olkoon siitä hyvä osoitus.
”Olin valmentavassa esimiehiä ja työntekijöitä eräässä tuotantolaitoksessa (yrityksen virallisiin arvoihin kuuluu mm. avoimuus!), joka sijaitsee pienessä maalaiskunnassa ollen paikkakunnan suurin työnantaja. Eräässä valmennuksen vaiheessa kysyin osallistujilta, että mikä heidän mielestään on tärkein tietolähde, kun kyseessä on heidän yrityksensä toimintaan liittyvä asia. Odotin vastaukseksi jotain ”perinteistä”, kuten esimerkiksi esimies, intranet tai ilmoitustaulu, mutta hämmästyin, kun sain kuulla monen paikallaolijan suusta: ”paikallinen kyläkauppias”! Kysyessäni asiaan selvennystä, eräs mies joukosta sanoi: ”Tehtaan johtaja asuu myös paikkakunnalla perheineen ja hänen vaimonsa käy usein paikallisessa marketissa. Ilmeisesti hän juttelee kauppiaan kanssa myös yrityksen asioista, sillä usein kauppias tavatessaan kaupassaan tutun työntekijän tehtaalta sanoo: ”niin, teidän firmassa kuulemma tapahtuu tällaista…”. Näin mekin saamme tietää ajoissa yrityksen tapahtumista.” Kerroin asiasta myös tehtaan johtajalle, jolloin hän punastui hieman ja mutisi: ”pitäisikö puhua asiasta vaimolle…”. Vastasin hänelle, että tietysti hän näinkin voi tehdä, mutta ehkä parempi olisi miettiä asiaa organisaation sisäisen tiedottamisen kannalta. Pari viikkoa myöhemmin huomasin Helsingin Sanomista ilmoituksen, jossa heille haettiin sisäistä tiedottajaa.”
”Kaikista työhön, samoin kuin tiettyyn rajaan asti myös tunteisiin, liittyvistä asioista pitäisi pystyä puhumaan avoimesti”
Yksilötasolla avoimuus tarkoittaa avointa ja muuntelematonta tiedonkulkua sekä lupa ottaa puheeksi vaikeitakin asioita. Kaikista työhön, samoin kuin tiettyyn rajaan asti myös tunteisiin, liittyvistä asioista pitäisi pystyä puhumaan avoimesti. Tämä koskee sekä negatiivisia että positiivisia asioita. Työyhteisön toiminta ei kehity, jos siellä ei avoimesti voida antaa ja vastaanottaa palautetta, keskustella työhön ja työyhteisöön liittyvistä ongelmista sekä ratkoa ihmissuhteisiin liittyviä tilanteita. Tietysti tässä on hyvä muistaa se, että vaikka tunneasioita pitää pystyä käsittelemään työkavereiden kesken, ne eivät kuitenkaan liikaa saa hallita työyhteisön toimintaa. Työyhteisö ei kuitenkaan ole mikään terapiaryhmä. Avoimuutta on enemmänkin se, että työkaverit ovat reiluja toisiaan kohtaan sekä kykenevät suoraan kasvokkainviestintään selän takana puhumisen sijasta. Lisäksi avoin työyhteisö kuulee ja näkee sekä yhteisön että yksilöiden tarpeet.
”Luottamus syntyy ainoastaan ihmisten välisen kanssakäymisen, yhteistyön ja vuorovaikutuksen kerrannaisvaikutuksena”
Luottamusta voidaan pitää menestyvän työyhteisön edellytyksenä. Jos luottamusta ei ole, vanhoista kaavoista ja toimintamalleista on mahdotonta irrottautua, uusia ajatuksia ei kukaan uskalla tuoda esille, hyviä ihmissuhteita ei synny ja työpaikalla ei koeta työviihtyvyyttä ja –tyytyväisyyttä. Luottamuksen perussääntönä on se, että luottamus syntyy ainoastaan ihmisten välisen kanssakäymisen, yhteistyön ja vuorovaikutuksen kerrannaisvaikutuksena. Kukaan ei voi ostaa eikä lainata luottamusta itselleen vaan se on ansaittava tai lunastettava kunkin ihmisen omalla käyttäytymisellä. Luottamuksen osatekijöinä voidaan pitää jo edellä mainitun keskustelun ja tiedonkulun avoimuuden lisäksi neljää muuta asiaa. Ensimmäiseksi, työyhteisössä vallitsee arvojen yhteneväisyys eli se, että organisaation ja ihmisen omat henkilökohtaiset arvot ja tavoitteet ovat samansuuntaisia ja tasapainossa Toiseksi, toimintaperiaatteiden tulee olla organisaatiossa johdonmukaisia. Tällä tarkoitetaan sitä, että kaikkia työyhteisön jäseniä kohdellaan samojen pelisääntöjen mukaan. Lisäksi annetuista lupauksista pidetään kiinni. Kolmanneksi, työyhteisön jäsenet kokevat turvallisuuden tunnetta ja sitä, että heistä välitetään. Ihminen on tärkeä sinällään, hänestä välitetään, häntä arvostetaan ja hänet hyväksytään omana itsenään. Neljänneksi, organisaatiossa arvostetaan osaamista. Työntekijöillä on tieto ja tunne siitä, että he ovat osaavia ja ammattitaitoisia. Lisäksi tätä osaamista halutaan kehittää edelleen.
Ihmisten välisessä luottamuksessa tärkeää on muistaa, että ei riitä pelkästään se, että luottamus syntyy, vaan sitä on vaalittava syntymisen jälkeen koko ajan. Lisäksi luottamuksessa huono puoli on se, että jos se kerran menetetään, sen uudelleen aikaansaaminen pettymyksen jälkeen voi olla jopa mahdotonta. Lisäksi joskus luottamus voi olla pienistä asioista kiinni, niin kuin seuraavassa esimerkissäni käy ilmi.
”Erään kuntahallinnon organisaation palaverikulttuurissa oli suuria ongelmia. Palaverit olivat autoritäärisesti johdettuja, keskustelua niissä ei saatu aikaan ja palaverien tulokset olivat heikkoja. Eräälle osastolle tuli töihin nuori ja innokas esimies, joka halusi paitsi kehittää oman osastonsa työilmapiiriä, niin samalla myös kehittää palaverikulttuuria vuorovaikutteisempaan suuntaan. Hän muutti palaverikäytäntöjä osallistavampaan suuntaan ja yritti motivoida osallistujia keskustelemaan, mutta tulokset jäivät laihoiksi. Tilanne ei paljon aikaisempaa paremmaksi muuttunut. Hän kääntyi puoleeni ja pyysi auttamaan tilanteen korjaamisessa. Meninkin paikalle ja pyysin päästä seuraamaan heidän viikkopalaveriaan. Palaverin aikana huomasin, että esimies tosissaan yritti saada ryhmää keskustelemaan siinä kuitenkaan pahemmin onnistumatta. Palaverin jälkeen kysyin osallistujilta, että miksi keskusteleminen palaverissa on niin vaikeaa. Pienen vaivautuneen hiljaisuuden jälkeen sain vastaukseksi sen, että heidän on vaikeaa osallistua, koska esimiehellä on palaverissa mukanaan pieni, mustakantinen vihko, jonne hän aina välillä kirjoittaa jotakin. Työntekijät epäilivät sen olevan ns. ”musta kirja”, jonne kirjataan ”hanttitehtäviin” joutuvat. Kysyin esimieheltä asiaa ja hän hieman hämmentyneenä vastasi vihon olevan pelkkä muistikirja, jonne hän kirjaa sovittuja asioita. Tästä todisteena hän laittoi vihon kiertämään osallistujien keskuuteen. Tämän episodin jälkeen palaverien ilmapiiri koheni vähitellen ja keskusteluakin alkoi pikkuhiljaa syntyä”
Edellä kerrottuun esimerkkiin viitaten tässä on kuitenkin hyvä muistaa se, että avoimuuden ja luottamuksen lisääminen ei ole mikään ”temppulistan” tekemistä, vaan se vaatii kokonaisvaltaista toiminnan kehittämistä, mikä taas vaatii aikaa. Avoimuuden ja luottamuksen luomisprosessi onnistuu tehokkaimmin silloin, kun se alkaa organisaation johdon ja esimiesten esimerkin kautta. Tällöin se leviää vähitellen koko organisaatioon.
”Nykypäivän työelämä sekä työnantajat odottavat työntekijöiltään samanaikaisesti joustavuutta, tehokkuutta ja sitoutumista”
Lyhyesti määriteltynä sitoutuminen työhön tarkoittaa sitä, että työntekijä on motivoitunut ja tahtoo tehdä omaa työtään. Samalla hän tahtoo olla aktiivisesti työyhteisönsä toimintaan osallistuva jäsen, joka haluaa kehittää omaa työtään ja työyhteisöään. Nykypäivän työelämä sekä työnantajat odottavat työntekijöiltään samanaikaisesti joustavuutta, tehokkuutta ja sitoutumista. Tässä hyvin tärkeänä pidetään pitkäjännitteistä ja kokonaisvaltaista suhtautumista työhön sekä toiminnan kehittämiseen motivoitunutta asennetta. Sinänsä nämä ovat järkeviä ja asiallisia vaatimuksia, mutta joskus työnantajat itse osoittavat pyrkimyksensä hieman ristiriitaisella tavalla. Seuraavassa kerron yhden esimerkin asiasta.
”Menin valmentamaan henkilöstöä erääseen isoon sairaalaan. Sairaalaan tullessani havaitsin, että siellä oli menossa kampanja työyhteisön toiminnan tehostamiseksi. Esimerkiksi kahvihuoneiden ilmoitustauluilla oli lappuja varustettuna seuraavilla ”sloganeilla”: ”Jokainen työntekijä sitoutuu työhönsä ja sen kehittämiseen!” Sikäli järkevää asiaa, mutta kun tietää, että ko. sairaalassa on henkilökunnalla paljon lyhyitä työsuhteita, esimerkiksi yhden kuukauden, kahden viikon, yhden viikon ja jopa yhden päivän määräyskirjoja! Kuinka moni yhden päivän työsuhteessa oleva motivoituu oman työnsä kehittämiseen!”
”Hyvin järjestetty perehdytys motivoi ja sitouttaa työntekijää”
Työhön sitoutumista edistää moni asia, kuten esimerkiksi työntekijän perehdyttäminen työpaikkaansa ja työhönsä, koulutus, avoin ja salliva ilmapiiri sekä työntekijän kokema arvostus, tuki ja palaute. Ilman avoimuutta ja luottamusta em. asioihin ihminen ei voi, eikä halua, sitoutua työyhteisöönsä. Hyvin järjestetty perehdytys motivoi ja sitouttaa työntekijää ja siksi siihen tulisikin kiinnittää erityistä huomiota. Perehdytyksen kautta uusi työntekijä tutustuu omaan työyhteisöönsä ja siten sen kautta voidaan saavuttaa turvallisuuden tunnetta, mikä taas helpottaa sitoutumista. Lisäksi koulutus on yksi tärkeä osatekijä sitoutumisessa. Jos työnantaja tukee henkilöstöään osallistumaan työyhteisön työnkuvaan liittyviin ja yksilöä kiinnostaviin koulutuksiin, samalla tuetaan myös ammattitaitoa ja työhön sitoutumista.
”Jos työpaikan ilmapiiri on avoin, positiivinen sekä yksilöä huomioiva, on siellä hyvä olla työssä”
Erittäin suuri merkitys työhön sitoutumisessa on työyhteisössä vallitsevalla avoimella ja sallivalla ilmapiirillä. Jos työpaikan ilmapiiri on avoin, positiivinen sekä yksilöä huomioiva, on siellä hyvä olla työssä. Samoin siellä ihmisen on mahdollista toimia omana itsenään sekä kokea itsensä merkitykselliseksi. Jos tähän yhdistetään vielä toimiva palautekulttuuri, on tilanne ideaalinen sitoutumisen kannalta. Työyhteisössä on ymmärrettävä, että jokainen ihminen tarvitsee palautetta kehittyäkseen työssään. Jokaisen työyhteisön jäsenen, niin esimiesten kuin myös työntekijöiden, on ymmärrettävä, että palautetta, myönteistä ja kriittistä, tulee antaa sekä kannustukseksi että tueksi. Rakentava ja oikein annettu palaute on selkeä viesti siitä, että työntekijä on ”näkyvä” ja se työ, mitä hän tekee, on merkityksellistä. Tämä lisää luottamusta omaan työhön. Tietenkin samaan aikaan on muistettava, että jokaisen on kyettävä myös vastaanottamaan palautetta.
Kuten Dumas’n kirjan muskettisoturisankarit, jotka taistelivat kuninkaan puolesta, niin voidaan ajatella, että työelämän ”muskettisoturit”, Avoimuus, Luottamus ja Työhön sitoutuminen, taistelevat hyvän työelämän puolesta. Jos nämä työelämän sankarit toimivat hyvässä keskinäisessä yhteistyössä tehokkaasti, lisää se selvästi työtyytyväisyyttä ja työssä viihtymistä. Samalla myös koko organisaation toiminnassa tehokkuus ja tuottavuus kasvavat. Tärkeää on kuitenkin muistaa se, että työyhteisön toiminnan kehittämisessä vastuu työyhteisön ilmapiiristä ei ole pelkästään organisaation johdolla ja esimiehillä, vaan jokaisen työyhteisön jäsenen on otettava oman vastuunsa asiassa. Työyhteisön voidaan ajatella toimivan eräänlaisena ekosysteeminä, jossa sen jokaisen jäsenen teot vaikuttavat kaikkiin muihin jäseniin, lopulta heijastuen myös tekijään itseensä. Näin usein se ns. ”heikoin lenkki” määrittää työyhteisön ilmapiirin laadun. Tämän vuoksi kaikkien työyhteisön jäsenten tulisi huolehtia siitä, että heikoimman lenkin vaikutus ei etene työyhteisön sisällä ja tuhoa ilmapiiriä.
Esa Lehtinen
Tarvittaessa olen valmis pitämään innostavia teemaluentoja erilaisissa organisaatioissa niin johtajuudesta, johtamisen eri alueista kuin myös työyhteisöjen toiminnan kehittämisestä. Näitä luentoja on mahdollista pitää myös etäluentoina. Yhteyttä minuun voi ottaa joko puhelimitse: 0500-699818 tai sähköpostitse esa.lehtinen@kec.fi